印章使用管理制度（定稿）--11月26日

印章使用管理制度

1.总则

1.1制定目的

为维护XXXX股份有限公司（以下简称“公司”）印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。 1.2适用范围

XXXX股份有限公司及所属各事业部、子公司。 1.3权责单位

（1）人事行政部负责本办法制定、修改、废止的起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止的核准。 2.印章范围

本制度所指印章包括公司公章、法定代表人印章、公司合同专用章、公司董事会印章、监事会印章、财务专用章属公司级印章。 3.管理内容

3.1、 印章的领取和保管

3.1.1、公司印章保管应建立“审用分离、分散保管”原则。负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。部门内部有多枚印章的，应根据印章的用途，指定两个或两个以上的专人分散保管，进行适度制衡，防范风险。

3.1.2、公司公章、法定代表人印章、合同专用章由总经理或指定部门或专人（统称“公章管理人”）根据本制度管理和使用；总经理授权财务专用章由财务部负责管理和使用，财务部负责人应在财务部内部确定财务专用章的具体管理人和使用人；公司董事长、监事会主席分别授权董事会印章、监事会印章由公司董事会办公室、监事会主席负责管理和使用；公司各部门印章由各部门负责人管理和使用。

3.1.3、刻制印章时由办公室统一安排刻制，留有印模后下发使用。 3.1.4、公司各款印章由主管部门负责人或其委派的专人领取，按照本制度的规定管理和使用，不得转借给他人。

3.1.5、印章应保管在安全的设施内，印章保管员（含公章管理人、财务专用章的管理人、部门章的管理人、董事会章管理人等）应及时清洗印章、添加印油，确保印章清晰。

3.1.6、印章应在被授权持有、保管的部门内使用，印章保管部门自行准备《印章登记本》，登记项目有：日期、盖章内容、盖章数量、用章人、审批人、等内容。印章登记本要求保管2年以上，不可缺页、破损、遗失等情况发生，每写完一本统一交档案室归档。

3.1.7、部门级印章由各部门保管和合理使用，若用章不当由保管人及该部门经理承担责任。 4.印章的使用

4.1、印章使用范围

4.1.1、公司公章、法定代表人印章、公司合同专用章、公司财务专用章、董事会印章、监事会印章是公司对外使用的法定印章。 4.1.2、公司部门印章用于内部流程管理的需要，对外仅限于对口业务部门或具体业务的函告，且对公司不产生法律约束力。

4.1.3、公司介绍信供公司员工外出办理公务时使用，须加盖公司公章方为有效。 4.1.4、用印实行事前签批手续。 4.1.5、印章使用的签批权限

4.1.5.1、加盖公司董事会印章，须经公司董事长批准；加盖公司监事会印章，须经公司监事会主席批准。

4.1.5.2、下列情况之一加盖公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章，须经公司董事长或总经理批准。

A、以公司名义与外单位或政府部门签订的合同、协议、意向书。 B、重要经济活动或总经理认为必要的其他情况。

4.1.5.3、对内加盖公司部门印章、财务专用章，须经对应的部门负责人或财务中心负责人批准。

4.1.5.4、对外使用部门印章应符合本制度的规定，并由公司总经理或总经理授权的其他负责人签批。

4.1.5.5、公司员工使用介绍信外出办理公务，须经其所在部门负责人同意。 4.2、印章使用程序

4.2.1、经办人到印章管理部门印章保管员处填写《印章登记本》，按签批权限，审批人签字批准后，印章保管员可以给予用印。

4.2.2、没有通过签批程序的，不得用印。

4.2.3、员工开具介绍信，经其部门负责人在存根联签字同意后方可用印。 4.3、印章使用要求

4.3.1、印章保管员要了解印章的使用范围、批准权限，做到正确用印。

4.3.2、印章保管员在用印前，必须依照《印章审批权限表》规定，查看用印签批结果，签批手续完备的文件方可用印，对于超越签批权限或未经签批的文件，印章保管员应当拒绝用印，并及时向上级报告。

4.3.3、签批人或授权签批人要正确使用签批权限，不得超越签批权限。印章保管员要在《印章登记本》上如实登记。

4.3.4、印章保管员必须亲自使用印章，不能私自委托他人代为用印，特殊情况下需委托他人代为用印时，须及时通知上级印章负责人。加盖的印章要端正、清晰，如果有日期，应覆盖日期。 4.3.5、原则上不允许在未填写或未填写完整的材料上加盖印章，经公司有权审批人签批同意用印的材料除外。

4.3.6、填写介绍信时应清楚、完整地按介绍信栏目要求逐一填写，各项内容必须与存根内容相符。

4.4、在用印在审批过程中被否决的，该文件予以退回不得用印。

4.5、经财务中心负责人同意，财务人员依日常的权限及常规工作内容使用财务专用章的，要求印章保管员如实登记在《印章登记本》上，以备查阅。

4.6、公司员工必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。 5.职责

5.1、公司统一刻制和发放的印章，由总经理指定部门负责不定期地组织对其进行鉴定。印章使用和保管单位也应定期检查、核对用印情况。如印章失效、新增或变更，应及时通告，并须报人事行政部登记备案。

5.2、公司印章应妥善保管，严防被盗用、丢失。若一旦遗失，必须及时向印章使用部门负责人及办公室报告，同时采取紧急补救措施，以免造成损失。

5.3、 违反本制度规定的，将给与相应处罚，造成公司损失的将追究经济损失及法律责任。 5.4、印章保管员印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。印章保管员离职时，须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。 6.附则

6.1、本制度解释权属于公司董事会。

6.2、本制度经公司董事会审议批准后实施。本制度未尽事宜，按有关法律、行政法规和规范性文件及《公司章程》的规定执行。本制度的相关规定如与日后颁布或修改的有关法律、法规、规章和依法定程序修改后的《公司章程》相抵触，则应根据有关法律、法规、规章和《公司章程》的规定执行，董事会应及时对本制度进行修订。 7.附件 7.1、《印章审批权限表》 7.2、《印章登记本》

批准： 审核： 编制：财务部 制度执行部门 制度管理部门 制度修改版次

公司各部门 财务部 第0次修改 最初制订日期 末次修订日期 有效实施日期 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日

XXXX股份有限公司

印章保管权限表

序号 1 2 3 4 5 6 7 印章名称 公 章 法人印章 董事会印章 监事会印章 报关专用章 财务专用章 合同专用章 数量 审批人 授权审批人 副总 副总 保管部门 人事行政部 财务部 董事会 办公室 监事会 业务部 财务部 总经理室 业务部 印章责任人 人事行政经理 财务总监 董事会秘书 监事会主席 业务部经理 财务部经理 印章 保管员 总经理秘书 银行出纳 证劵代表 职工监事 单证主管 现金出纳 备注 1 董事长、总经理 1 董事长、总经理 1 董事长、总经理 董事会秘书 职工 1 监事会主席 监事 业务部1 业务部副总 经理 财务 1 董事长、总经理 总监 2 董事长、总经理 副总 1 总经理 总经理 业务部经理 指定业务员

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