Word操作技巧系列专题(6)

Word操作技巧系列专题（六）

目录

51：Word 2000\自动恢复\探秘

52：让WORD工作效率大增的“独门密技” 53：使用Word 2000 制作优美印章 54：巧用word2000来处理图象 55：Word制作试卷“卷头”

56：巧用WORD2000编排试卷 57：Word XP运用技巧大派送

58：Word中输入能跟在文字后面显示的拼音 59：Word中轻松输入各式各样的下划线 60：再大些，教会你用Word打印特大字

Word 2000\自动恢复\探秘

当你使用Word 2000编辑文档时，如果突然发生了停电、电脑死锁或程序停止响应，以致你不得不在没有保存对Word文档修改的情况下，重新启动电脑和Word 2000，奇迹发生了--所有在发生故障时处于打开状态的文档此时都显示出来。这就是用了Word 2000的\自动恢复\功能的结果。

启用\自动恢复\功能

要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档，必须先期启用Word的自动恢复功能，步骤如下：

单击\工具\菜单中的\选项\命令，系统弹出\选项\对话框。单击\保存\选项卡，选中\自动保存时间间隔\复选框，在\分钟\框中，输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验，自动保存时间间隔以5～15分钟为宜。实际上，在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能，并以10分钟为自动保存时间间隔。

如果你同时选中了\允许后台保存\复选框，则Word将用后台方式自动保存文档，以便在保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。 自动恢复\自动保存\文档

在断电或类似问题发生之后，要自动恢复 \自动保存\的文档，步骤如下：

重新启动Word，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击\文件\菜单中的\另存为\命令，系统弹出\另存为\对话框。在\文件名\框中，键入或选定原有文档的文件名，单击[保存]按钮。如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。注意，在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。 手动打开自动恢复文件

如果在你重新启动Word 2000后，自动恢复文件没有自动打开，则你可以手动将其打开，步骤如下：

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1、单击常用工具栏中的\打开\按钮，系统弹出\打开\对话框。

2、找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word 2000把自动恢复文件保存在\Data\\Microsoft\\Word\文件夹中。如果你使用的是Windows NT 4.0或其后续版本的操作系统，或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件，则自动恢复文件将保存在\用户名\\Application Data\\Microsoft\\Word\文件夹中。在\文件类型\下拉列表框中，单击\所有文件\。每个自动恢复文件都命名为\自动恢复'保存\，并以.wbk作为其扩展名(在未出故障前，自动恢复文件以.asd为扩展名)。单击需要的自动恢复文件，单击\打开\按钮。

3、单击常用工具栏中的\保存\按钮，系统弹出\另存为\对话框，在\文件名\框中键入或选中已经存在的文件名，单击\保存\按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。 无法找到恢复文件原因

虽然你已启用了Word 2000的自动恢复功能，但你却没有能够找到恢复文件，则可能的原因如下：

1、电脑尚未自动保存恢复文件。

2、在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。

3、可能删除了恢复文件，恢复文件的扩展名为.wbk。

4、文档可能是主控文档，Word能为单独的子文档创建恢复文件，但无法为主控文档创建恢复文件。

5、正在使用\Basic 编辑器(VBE)\修改宏。\自动恢复\功能只为在当前时段所修改的文档创建恢复文件。如果在Word中打开文档后，只在VBE中进行了修改，那么Word将不会认为该文档发生了更改。

最后强调一点，就是\自动恢复\并不等同于正常的文档保存，在使用Word编辑完成文档后，千万不要忘记了使用\保存\命令，对文档进行保存操作，否则后悔药可是不好吃得 QUOTE:

让WORD工作效率大增的“独门密技”

你想更精确地选取文章段落吗？你的文件还没存盘就死机了，该怎么办呢？希望按个键就能输入一长串专用名词吗？这都不是难事，只要利用快捷键，就能轻易地帮你完成这些“不可能”的任务！

除了Windows外，最需要使用快捷键的场合，莫过于“Office”系列的套装软件了，因为它的操作重复性高，加上界面选单十分繁琐，如果你不善用快捷键，往往会让你事倍功半。 而在这套软件中，“Word”又是大家最常用的工具之一，无论是打公文、写报告还是凑情书，都得用它。因此，笔者特别针对“Word”写了这篇快捷键的活用组合，也希望大家平时多加操练，养成习惯后，你就会发现妙用无穷！

这些基本的快捷键适用于大部分应用程序，如Office系列软件、记事本、画笔等，全都能用此省下不少操作时间：

快捷键 功能

＜Ctrl＞+＜C＞ 复制 ＜Ctrl＞+＜X＞ 剪切 ＜Ctrl＞+＜V＞ 粘贴 ＜Ctrl＞+＜Z＞ 复原

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＜Ctrl＞+＜A＞ 全选

＜Ctrl＞+＜F2＞ 打印预览

＜SHIFT＞+＜F4＞ 跳到下一页

＜Ctrl＞+＜F4＞ 依序关闭打开的文件 ＜F12＞ 另存新文件

＜Ctrl＞+＜S＞ 保存文件 ＜Ctrl＞+＜O＞ 打开旧文件 ＜Ctrl＞+＜P＞ 打印

＜Ctrl＞+＜W＞ 关闭文件

当然，笔者重点介绍的还下面这几个“独门密技”：^_^ 一、独门密技之一：选取文章段落

＜F8＞功能键是属于“不能不用”的按键之一，它的主要功能是“扩充选取范围”，也就是除了用鼠标拖曳的方式外，搭配＜F8＞键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。

当你将鼠标移到文章中，就可以利用＜F8＞键来执行不同的选取动作：

1. 按一下＜F8＞键：设置选取段落的起点。2. 连续按两下＜F8＞键：选取一个字。 3. 连续按三下＜F8＞键：选取一串句子。 4. 连续按四下＜F8＞键：选取一段。 5. 连续按五下＜F8＞键：全选。

如果想脱离EXT模式，只要按一下键盘左上方的＜ESC＞键就可以了。下面我们来实际操作一下，以跨页选取文章段落为例，我们一般都会按住鼠标左键不放，直接往下拖曳选取，不过往往一不小心就会超出文章范围，利用这个技巧可以让你的选定更精确： 1. 首先将鼠标移到选取范围的起点。 在欲选取的范围开头按一下鼠标左键。

按一下＜F8＞键。窗口下方会显示“EXT”字样。

2. 然后再指定段落结束的地方，就可以选取整段内文了。

在欲结束的地方按一下鼠标左键，整个段落就会成反白显示，你可以执行复制、剪切等动作。

二、独门密技之二：紧急抢救文件

俗话说“天有不测风云”，有时我们用Word工作了很长时间，文件还没存盘，却突然遇到停电或死机，这时真让人欲哭无泪！这里有一招应急用的小技巧，能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。

1. 首先按“工具”，再按“选项”；

2. 接着找出Word自动记录文件的位置； 按一下“文件位置”标签； 点选“自动恢复文件”。 按一下[更改]。

3. 利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来： 按住鼠标左键不放，拖曳选取“文件夹名称”； 按住＜Ctrl＞不放，再按下＜C＞键； 按一下[取消]回到Word下。

注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用工，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。

4. 打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置。

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在网址处点一下鼠标左键，按一下＜Ctrl＞与＜V＞键，接着按＜Enter＞。

5. Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。

从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。 在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。 三、独门密技之三：自定义常用短语

不管是应付操作还是工作需要，你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、长度又让人抽筋的词句。如果整篇文章中它们出现的机率很高怎办？当然你也可以用复制、粘贴等“传统”方式来解决，但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。^_^ 1. 点“插入--自动图文集”，输入一条你常用的短语，如：“我爱我的中国”，按回车，再按[关闭]；

2. 点“工具--自定义--[键盘]”；

3.在“类别”中选“自动图文集”，在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“我爱我的中国”；

4. 在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复！否则会造成日后操作上的困扰。

按一下指定的快捷键。如此处选用＜Alt＞与＜Q＞键。 按[指定]、[关闭]。

5. 到此已经大功告成了。以后只要想用这个词句，按一下指定的快捷键就成啦： 按住＜Alt＞键不放，接着再按＜Q＞键，就会出现你刚才输入的长串字句啦！ QUOTE:

使用Word 2000 制作优美印章

在计算机应用等方面的教学及其它日常工作中，常遇到要在文稿中打印出印章的问题。现将在Word 2000中的制作印章方法简介如下： 1、用艺术字编辑印章文字

单击\常用工具栏\上的\绘图\按钮，弹出\绘图\工具栏，按其中的\插入艺术字\按钮。在\艺术字库\对话框中选择圆弧形样式，下一步编辑艺术字文字。比如输入\电脑爱好者协会\。若章中还有文字的拼音，则要在文字和拼音前打几个空格来把它们分开。设置好它们的字体、字号（10号左右）、是否加粗等。按确定后，出现一个弧形艺术字对象，选取中它，出现\艺术字\工具栏，从中改变艺术字形状为圆形或半圆形。此时可能还看不到一个完整的圆形或半圆形艺术字。

修改方法是拖动艺术字高度的句柄，直到满意的形状为止。然后还需将艺术字填充色和线条颜色设为红色，环绕方式设为为四周型，有必要还可以调整艺术字文字间距（\艺术字\工具栏上都有相应按钮）。假如印章文字和拼音使用不同的字体设置，则可分开做成上、下两个半圆形的艺术字对象，再调整它们的大小和位置。这样印章文字就编辑好了。 2、制作印章外形

印章外形一般是圆形。绘制方法是：单击\绘图\工具栏上的椭圆按钮，同时按住shift键拖动鼠标即可画出一个圆。圆的大小根据印章文字的大小来定。然后将圆的线条颜色改为红色，粗细设为3磅左右，环绕方式为四周型。另外印章中间一般有五角星或其它相关图形。五角星可从自选图中来选取并画出，其线条和填充颜色也设为红色。其它相关图形可从剪辑库中选取并插入，然后调整大小及四周型的环绕方式。印章图形就准备好了。 3、组合出优美的印章

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用鼠标拖动印章文字，将其套在图形中间，若位置不准，可按CTRL+光标的上、下、左、右键来微移选定对象，五角星或其它相关图形用同样方法移至印章中央。相互间的位置和大小调整完全满意后，用\绘图\工具栏上的选定按钮，全部选定，执?quot;组合\命令，将它们组合即可。根据不同情况，按比例整体缩放其大小，这样一个优美的印章就做好了。 QUOTE:

巧用word2000来处理图象

谈到word2000，相信各位使用电脑的用户肯定是非常熟悉的了，因为我们在使用电脑的过程中时不时地要用到它。有用户说，word2000不就是用来处理文字材料的嘛，它还能有什么功能呢？的确，在一般用户的眼中，word2000好象就成了文字处理的代名词。然而笔者想提醒这些用户的是，word2000之所以能在文字处理软件竞争空前激烈的局面下，还能占有较大的市场份额，单纯依靠文字处理功能是肯定站不住脚跟的，它肯定还依靠其他强大的功能和自身独特的特点来撑住自己的\门面\。的确，\不试不知道，一用真奇妙\，word2000编辑软件的功能是越来越强大，操作界面是越来越简洁了。由于功能太多，笔者不能对此进行一一介绍，现在就以用word2000处理图象为例，来说明一下word2000的强大功能。

1、插入普通图像

如果我们希望能够在页面中插入一个图片，首先就需要将光标置于要插入图片的位置，然后选择\插入\菜单中的\图片\选项，并执行该选项下面的\来自文件\命令，或者直接用鼠标单击工具条上的\插入文件中的图片\按钮，系统弹出图片选择对话框，在目录栏中选择图象存放的位置，在文件类型栏中选择要插入图象的格式，在文件名栏中选择所要插入的具体文件名，或者直接在文件名栏输入待插入图象的完整路径和文件名即可，最后用鼠标单击\插入\按钮，如图1所示，系统就会在光标处插入一个图像，并将插入的图像显示在图像框内。

2、插入艺术字图象

在word2000字处理软件中，我们可以随意插入或者设置各种型号的艺术文字图象，利用这种方法可以实现图文混排的效果。插入艺术汉字时，我们可以先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的地方，然后从菜单栏中用鼠标依次单击\插入\图象\艺术字\命令，随后程序将打开一个标题为\艺术字库\的对话框，如图2所示：

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