excel表格的基本操作制作教程(8)

单元格区域(或直接用鼠标选择)。这 样，粘贴的图片就变成与工作表数据 区域链接的图片，对于工作表单元格 区域中的任何改变，都会直接反映在 图表链接的图片中。 123. 用图形美化工作表

我们在制作Excel 工作表时，呆板 的横竖显示的工作表可能没有多大 的说服力。如果需要使用让人印象深 刻的图形来吸引人们的注意，首先在 “绘图”工具栏上按下“自选图 形”按钮，然后选择“其他自选图 形”，从中选择一个你需要的图案。 插入此图形后，在工作表中选中它， 单击“编辑栏”，输入你想要突出显 示的链接单元格，然后回车。这样， 链接单元格的内容将会出现在所选 定的图案上。如果链接单元格的内容 变动时，图案上的数据也会跟着反映 出变动情形。另外，如果想要让自选 图形更加醒目的话，你可以用鼠标双 击图形，打开“设置自选图形格式” 对话框。在这个对话框中，你可以改 变目前所使用的格式，例如调整文字 水平或垂直的位置、改变字体和字 形、增加文字色彩等。

124. 让文本框与工作表网格线合二为一 在“绘图”工具栏中单击“文本 框”按钮，然后按住“Alt”键插入 一文本框，就能保证文本框的边界与 工作表网格线重合。 125. 快速创建默认图表

我们知道，创建图表一般使用“图表 向导”分4 个步骤来完成，在每个步 骤中你可以根据需要调整各个选项 的设置。其实，如果你想使用默认的 图表类型、图表选项和格式而不加修 改直接生成图表的话，有快速的方法: 打开包含用来制作图表数据的工作 表，选取用来制作图表的数据区域， 然后按F11 键即可快速创建图表，图 表存放在新工作表图表中，它是一个 二维柱形图。

126. 快速创建内嵌式图表

在工作表中选取用来制作图表的数 据区域，然后单击“默认图表”按钮 即可，不过，一般缺省时，“默认图 表”工具按钮不会显示在工具栏上， 你可以通过下面的方法把“默认图 表”按钮显示出来:单击“工具→自 定义→命令”，在“类别”列表中选 择“制作图表”，并在“命令”列表 中找到“默认图表”，用鼠标将它拖 到屏幕上工具栏中适当的位置即可。 127. 改变默认图表类型

Excel 的默认图表类型是二维柱形 图连同一个浅灰色区域、一个在右边 的图例以及水平网格线。如果你不喜 欢这种默认图表类型，可以通过以下 方法来改变它:单击“图表→图表类 型”命令，选择一个你想作为默认值 的图表类型(它可以是标准类型或自 定义类型中的一种)，然后单击“设 置为默认图表”按钮，确认即可。如 果你需要创建很多个同一类型的图 表，你就可以通过这种改变默认图表 类型的方法来提高你的效率。

128. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 你可以轻易转换内嵌式图表与新工 作表图表，方法是:选择你已创建的 图表，可以看到Excel 的“数据”菜 单变为“图表”菜单，单击“图表→ 位置”命令，出现“图表位置”对话 框，你可以在“作为新工作表插入” 和“作为其中的对象插入”两者之 间作出选择（图5），同时选择一个 工作表。这样，Excel 将删除原来的 图表，以你选择的方式移动图表到指 定的工作表中。

129. 利用图表工具栏快速设置图表 通常，我们使用“图表”菜单中的命 令来对图表进行适当的设置。其实， 我们可以用鼠标右键单击工具栏中 的任意位置，在出现的快捷菜单中选 择“图表”。这样就激活了图表工具 栏，我们看到其中包含了“图表对 象”、“图表区格式”、“图表类 型”、“图例”、“数据表”、“按

行”、“按列”、“顺时针斜排’’ 和“逆时针斜排”等按钮（图6）， 当然你还可以通过自定义的方法将 “默认图表”等其他一些制作图表 的工具按钮拖到图表工具栏中。使用 图表工具栏比使用“图表”菜单更 方便，而且速度更快。 130. 快速选取图表元素

图表创建好以后，我们还需要对某些 图表元素进行编辑和格式化。图表区 包括整个图表和它的全部元素，当你 选取图表区后，你就可以看到8 个黑 色小方块。要想调整单个的图表对 象，首先必须选取该对象，然后更改 其属性。通过把鼠标指向某一特定图 表对象来选取该对象，可能会很困 难，特别是在一个带有许多元素很拥 挤的小图表中。在这种情况下，我们 一般可以使用位于“图表”工具栏 上左侧的“图表对象”下拉列表，从 该下拉列表中选取的任何项目，也就 等于在当前图表中选取了那个项目。 其实，还有一种选取图表元素方法， 即在选取图表的任何一部分以后，你 可以通过使用箭头键快速、连续地移 向同一图表中的其它部分。使用向上 或向下的箭头键可以选取主要的图 表元素;使用向左或向右的箭头键可 2以连续地选取图表每一个可以选取 的元素，包括每一个数据系列中的单 个数据点，以及图例中的彩色图例符 号和文本条目。

131. 通过一次按键创建一个Excel 图表 这是一个非常老套的Excel 窍门。 要想使用键盘快速创建一个图表，选 择你需要绘制的数据并按下F11 键。 Excel 将自动为你创建图表。另外， 在选好单元格后按下“Alt+F1”，你 将得到相同的结果。 132. 绘制平直直线

在Excel 绘制直线时是不是很难？其 实，在应用直线绘制工具时，只要按 下Shift 键，则绘制出来的直线就是 平直的。另外，按下Shift 键绘制矩

形即变为正方形、绘制椭圆形即变为 圆形。

一、函数和公式编辑技巧

133. 巧用IF 函数清除Excel 工作表中的0 有时引用的单元格区域内没有数据， Excel 仍然会计算出一个结果“0”， 这样使得报表非常不美观，看起来也 很别扭。怎样才能去掉这些无意义的 “0”呢？利用IF 函数可以有效地解 决这个问题。IF 函数是使用比较广 泛的一个函数，它可以对数值的公式 进行条件检测，对真假值进行判断， 根据逻辑测试的真假返回不同的结 果。它的表达式

为:IF(logical_test,value_if_tru e,value_if_false)，logical_test 表示计算结果为TRUE 或FALSE 的任 意值或表达式。例如A1>=100 就是一 个逻辑表达式，如果A1 单元格中的 值大于等于100 时，表达式结果即为 TRUE，否则结果为

FALSE;value_if_true 表示当

logical_test 为真时返回的值，也可 是公式;value_if_false 表示当 logical_test 为假时返回的值或其 他公式。所以形如公式“＝ IF(SUM(B1:C1)，

SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义 为:如果单元格B1 到C1 内有数值， 且求和为真时，区域B1 到C1 中的数 值将被进行求和运算。反之，单元格 B1 到C1 内没有任何数值，求和为假， 那么存放计算结果的单元格显示为 一个空白单元格。 134. 批量求和

对数字求和是经常遇到的操作，除传 统的输入求和公式并复制外，对于连 续区域求和可以采取如下方法:假定 求和的连续区域为m×n 的矩阵型， 并且此区域的右边一列和下面一行 为空白，用鼠标将此区域选中并包含 其右边一列或下面一行，也可以两者 同时选中，单击“常用”工具条上的 “Σ”图标，则在选中区域的右边一

列或下面一行自动生成求和公式，并 且系统能自动识别选中区域中的非 数值型单元格，求和公式不会产生错 误。

135. 对相邻单元格的数据求和 如果要将单元格B2 至B5 的数据之 和填入单元格B6 中，操作如下:先选 定单元格B6，输入“=”， 再双击常 用工具栏中的求和符号“Σ”;接着 用鼠标单击单元格B2 并一直拖曳至 B5，选中整个B2～B5 区域，这时在 编辑栏和B6 中可以看到公

“=sum(B2:B5)”，单击编辑栏中的 “√”（或按Enter 键）确认，公式 即建立完毕。此时如果在B2 到B5 的 单元格中任意输入数据，它们的和立 刻就会显示在单元格B6 中。同样的， 如果要将单元格B2 至D2 的数据之和 填入单元格E2 中，也是采用类似的 操作，但横向操作时要注意:对建立 公式的单元格(该例中的E2)一定要 在“单元格格式”对话框中的“水 平对齐”中选择“常规”方式, 这 样在单元格内显示的公式不会影响 到旁边的单元格。如果还要将C2 至 C5、D2 至D5、E2 至E5 的数据之和分 别填入C6、D6 和E6 中，则可以采取 简捷的方法将公式复制到C6、D6 和 E6 中:先选取已建立了公式的单元格 B6，单击常用工具栏中的“复制”图 标，再选中C6 到E6 这一区域，单击 “粘贴”图标即可将B6 中已建立的 公式相对复制到C6、D6 和E6 中。 136. 对不相邻单元格的数据求和 假如要将单元格B2、C5 和D4 中的数 据之和填入E6 中，操作如下: 先选 定单元格E6，输入“=”，双击常用 工具栏中的求和符号“Σ”;接着单 击单元格B2，键入“，”，单击C5， 键入“，”，单击D4，这时在编辑栏 和E6 中可以看到公式“=sum（B2， C5，D4）”，确认后公式即建立完毕。 137. 利用公式来设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中

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