管理文秘 - 图文(3)

（3）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。例：《中国共产党中央委员会关于在北京举行胡耀邦同志追悼大会和向遗体告别仪式的公告》

（4）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。例：《广州市公安局关于维护影剧院体育场等问题娱乐场所公共秩序的通告》

（5）通知：适用于批转下级机关的公文；转发上级机关的公文和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。例：《国务院批转（国家教育委员会关于改革和发展成人教育的决定）的通知

（6）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。例：《关于表扬XXX等三位老师见义勇为的通报》《关于XX县XX玻璃钢厂擅自制作和出售国徽的通报》

（7）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项例：《国务院关于提请审议（中华人民共和国国徽法{修改草案}的议案》 （8）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。例：《关于我校工会干部有关待遇的报告》

（9）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。例：《关于引进彩色电视机生产线的请示》 （10）批复：适用于答复下级机关的请示事项。例：《关于委托执行工作中两个问题的批复》 （11）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法例：《关于实行国家公务员医疗补助的意见》 （12）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，请求批准和答复审批事项。例：《国务院办公厅关于全国治沙工作协调小组组成情况的函》

（13）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。例：《卫生部关于全国地方病防治工作 会议纪要》

2、选择文种注意事项：（1）文种与内容不相符、（2）自造文种、（3）不该用公文名称的使用公文名称 （二）公文格式P395（见下图）

NO:×××秘密特急国务院文件国发（2001）9号—————————★—————————关于××××××××的紧急通知各省、自治区、直辖市人民政府：×××××××××××××××××××××××××××××××。附件：《××××××》国务院（印章）二00一年×月×日（此件不登报）主题词：×××××————————————————————抄送：×××××国务院办公厅秘书局2001年×月×日印发共×××份

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1、公文组成：秘密等级、保密期限、紧急（缓急）程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 2、注意事项：

秘密等级：秘密、机密、绝密（机密与绝密级公文应当标明份数序号）

保密期限：如无约定则按照以下原则进行认定：秘密10年、机密20年、绝密30年（2001.1.1国务院公报）

紧急（缓急）程度：文件：特急、急件。电报：特提、特急、加急、平急

发文机关标识：通常由发文机关和文件二字组成，发文机关应当使用全称或者规范化的简称。如《国务院文件》

发文字号：机关代字、年号、发文序号 签发人：（1）上行文应当在正式文件上注明签发人、会签人姓名。（2）下发的文件只需在文件的成文稿上注明签发人即可。

标题：一般由发文机关、主要问题和公文文种组成，除书名号外，一般不使用标点符号。 主送机关：即收文机关，也称受理机关或上款。

附件说明：公文如有附件应当注明附件的顺序和名称，标注在主题词上方 成文日期：

（1）以负责人签发的日期为准、（2）电报以发出日期为准、（3）联合发文以最后签发机关负责人签发的日期为准。

印章：除会议纪要和以电报形式颁布的公文以外，所有的公文都必须加盖公章，盖章的要求：上压发文机关，下压发文日期（骑年跨月），联合上报公文，由主办机关盖章，联合下发的公文，发文机关都要盖章。 附注：需要说明的其他事情也叫附注，应当加括号标注如阅读级限（此件发至军省级、此件可以登报等） 主题词：主题词的标引应注意上行文按照上级机关的要求标注主题词，下行文按照本级机关要求标引，一份文件的标引，除类别词外最多不得超过5个主题词，主题词标在文件的抄送栏上，顶格写，标引时先标类别词后标类属词

抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称的简称、统称。 印发机关：印制发文的机关，一般是机关秘书部门

印发日期：印制文件的日期，注意不可与成文日期相互矛盾 （三）行文规则

1、行文方向：上、下和平行文 2、行文规则P393（看书） 三、收、发文的处理 （一）收文处理 1、程序：

签收----登记----审核----拟办----批办---承办-----催办 2、注意事项：

（1）签收:在对方的发文签收簿上签署机关名称，确认文件已经送达。注意：文件的封面完好程度、文件的收文单位是否正确、紧急文件的送达时限、签收的字体是否清晰明了?? （2）登记：（见下表）

（3）审核：上级发文下级不必审核直接拟办，下级上报的来文必须经过秘书审核。内容：是否本机关办理、是否符合行文规则、是否合法、是否已经会商会签、格式是否规范?? （4）拟办：秘书对来文提出初步的请示性的处理意见。 （5）批办：领导对来文提出的批示性的处理意见。

（6）承办：主管部门对需要办理的公文进行办理：凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务的事项要主动协商办理；凡需请上级审批的事项，应当

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提出处理意见并代拟文稿送上级审批。

XX收文登记簿 编 来文来文号 日期 单位 内容 ×××人民政府办公厅文件处理笺 编号：XX 日期： 年 月 日 —————————————————— 来文单位：XXXXXX —————————————————— 拟办意见：拟请XXXXX单位具体办理。 —————————————————— 领导批示：同意拟办意见。XXX —————————————————— 备考： ——————————————————

机关 日期 情形 存 注

主送成文 办理 归备

（二）发文处理 1、程序

草拟----审核----签发----复核---缮印-----用印----登记---分发 2、注意事项

（1）草拟：确有必要、合法、行文符合有关的书写规定和格式规定、正确拟定密级、缓急程度、阅读级限??

（2）审核：办公室应对所有送签发的公文进行审核：行文的必要性、行文的方式、行文的规则、拟制的要求??

（3）签发：以机关名义制发的上行文由机关的负责人或主持工作的负责人负责签发，以机关名义制发的下行文和平行文由机关负责人或者机关负责人授权的其他负责人签发。 XXX发文登记：

×××人民政府办公厅文件

编号 日期 发往 内容 附件 批发及 经办人 归存 备注 ×××政办[ ] ×号

审阅人 ————————————————————————

签发：

————————————————-——————--- 办公会议意见：

————————————————————————

会办单位意见：

———————————————————————— 核稿：

————————————————————————

主办单位和拟稿人：

———————————————————————— 标题：

————————————————————————

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（4）复核：审批、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范、同时提出缮印要求?? （5）缮印： （6）用印： （7）登记： （8）分发：

四、立卷归档

（一）立卷作用P268

1、立卷含义：就是将处理完毕的零散文件，根据它们之间的内在联系，分门别类地组成一个或数个案卷。

2、案卷含义：就是若干个具有共同特征和内在联系的经过系统整理的文件集合体。 3、作用：

（1）保持文件之间的历史联系，便于查找和利用 （2）保护文件的完整与安全，便于保管 （3）为档案工作奠定基础 （二）立卷范围P270 （三）立卷方法： P270

1、编制案卷类目（案卷分类名册）：

案卷类目由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成。它是秘书在每年的年初，正式文件尚未产生之前，根据单位的性质、职权范围、内部组织结构情况，当年工作计划、任务和一年中可能产生的文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷的要求，拟制出的案卷分类名册。是一种比较详细的立卷计划。

2、灵活运用文件的六个特征：

文件特征：文种、问题、作者、时间、通讯者、地区 3、适当照顾文件的保存期限 ： 保管期限：长期、永久、短期 4、妥善进行案卷编目： （1）给卷内文件编号 （2）填写卷内文件目录 （3）填写卷末备考表 （4）填写卷皮

（5）恰当排列案卷并填写案卷目录

卷内文件目录

第 页 顺序号 成文机关 文电内容 文电日期 所在份号 备考 案 卷 目 录

第 页

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顺序 文书处 卷 名 起止 份 张 保管 备考 号 理号 日期 数 数 期限

备考表

机关名称： 组织单位名称： 第 号案卷目录 第 号 案 卷 本案卷内共有 份 张 文 件 案卷情况说明： 第 机关名称 号全宗 第 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 号案卷目录第号案卷

（四）归档

1、归档含义P275：是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给档案室集中保管。 2、归档作用：是文书工作的最后环节，又是档案工作的开始，直接影响档案工作的质量。是国家积累档案财富的重要保证。

3、归档范围P275---278：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料，都属于归档范围。 4、归档时间（具体单位具体要求）： 5、归档案卷要求：

（1）文件材料齐全、完整

（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷

（3）保持文件之间的联系，区分保管价值，分类整理立卷，案卷标题明确，便于保管。 五、档案管理

（一）档案工作原则P281

（1）集中统一地管理国家档案 （2）维护档案的完整与安全

（3）便于国家各项工作的利用。 （二）档案工作作用

（1）可作为单位工作查考的依据。 （2）可作为生产活动的依据和参考。 （3）可作为政治斗争的工具。

（4）可为科学研究提供必要的资料。 （三）档案工作程序P279

收集---整理---鉴定---保管---统计---提供利用

重点：公文的体式与行文规则，收、发文的处理程序，档案工作原则、档案工作程序 思考题：

1、试述行文制度的科学性 2、怎样处理“文山”的问题？

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自 年 月 日起 至 年 月 日止 卷内共 份 文书处理号 保管期限 移交号

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