管理文秘 - 图文

第一章 管理文秘概述（2学时）

一、管理秘书学的学科定义： (一)关于秘书(归纳法):

看高级秘书总结秘书的职责

她们拥有：外表靓丽、谈吐高雅，学历大本以上，都能讲一口流利的英语；具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。被称做“高级秘书”，包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。

常郁青，29岁，康柏（中国）投资有限公司大中国区执行秘书。谈起高级秘书比一般秘书高在哪里，常郁青有着不少的感触。她给出了高级秘书的七大“高”人之处。 第一高：综合素质要求更高

常：每天下来挺忙碌的，但想起来可能都是一些平凡的小事。当老板和政府官员有一些重大会议和活动之前通常很繁忙。平时还会起草一些财务或者人事方面的的报告，帮助老板做一些决定。高级秘书是工作在老板身边最近的人，老板出差不方便看邮件时，他们要处理一些文件，有些需要马上替他去批复。所以和一般秘书相比，高级秘书除了能够讲一口流利的英语，熟练的使用计算机和拟写各种文件等硬件之外，它更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。 第二高：责权更重

常：高级秘书和助理的界限很难划分，助理给予老板业务方面的建议会更多，而高级秘书与一般的秘书有不同之处在于：高级秘书与领导层的沟通和联络会更多。向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门秘书都会通过我找到老板，我承担着他们之间沟通的责任。责任大，犯错误的机会也多. 第三高：薪水更高

在IT行业里，与其他部门的管理人员来说，高级秘书的薪水可能不是很高，但与普通秘书相比，高级秘书的薪水还是相当可观的。她说高级秘书普遍月薪不会低于8000元。 第四高：说服能力要更强

常：我不是那种让人一看就感觉很强的人，这也许是我的一个优势，就是有亲和力。而做到这个职位，一味地笑是远远不够的，有自己的想法很重要。老板也是可以被说服的，只是这需要一个过程。普通秘书根本和老板说不上话，因而也就不具备去说服老板的基本条件；而高级秘书的地位比较的特殊，老板交给我的任务，在我觉得应该建议或者提示他的地方，就会指出来。其实这点是很不容易做到，要讲究方式，大多数的时候我会采取一种委婉的语气，建议他“这样是不是会更好”，这样让他有一个从考虑到最后接纳的过程。 第五高：发展愿望更高

常：做到高级秘书这个地位在年龄是有一个底线的，应该在27岁左右，因为这需要一个经验的累积，不可能刚一毕业的学生就会做到这样一个职位。而接下来的情况就与国内外的文化差异有关。在国外有很多高层的秘书都是妈妈级的，就像一个长辈一样把所有的事情搞定；而在国内的环境下，大部分心中也会认为30多岁有经验也年轻的秘书会比40多岁的更有竞争力。

第六高：道德水平要求更高

常：高级秘书会接触到公司的一些财务等方面的重要的文件，因而保密是对老板的承诺和责任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期。如果昨天老板和我说的事情没多久整个公司的工作人员就都知道了，那么老板不可能再信任我，和他保持在一条战线上，经常和他沟通，长久如此，他就会觉得你比较认真，是可靠的。我在康柏工作没多久的时候，也有猎头公司找我，但我觉得不应该走，当你给老板留下一种你随时可能会离开公司，以这个为跳板去找另外一家更好的公司的印象时，他是不会信任你的。 第七高：成就感更高

常：把握在大老板和部门老板之间的态度和分寸是我工作中最困难的事情。这需要一点技巧，譬如在传达大老板的要求，发邮件或谈话时，我不会以一种命令的口气去和部门经理讲话，因为我是他们之间的一个桥梁，首先是摆正自己的位置，想清楚了，问题也就迎刃而解。工作中会时而出现突发事件，我会把解决某个有难度的问题视为一种挑战，这也包括研究某些电脑操作技巧，一旦问题在苦思冥想之后有了答案，会喜出望外，特别有成就感。

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提问： 秘书干什么工作？

起草文件、整理档案、服务会议、调查研究、办公室事务管理、辅助决策、?? 定义：秘书：为领导机关、社会团体或个人提供辅助管理，综合服务的人员。 （二）关于管理秘书学：管理秘书学是关于管理秘书工作规律及其应用的科学。 （运用管理学原理、方法来研究、审视秘书行为和活动） 二、管理文秘的研究内容

包括：1、史（学科发展秘书起源机构沿革工作规律） 2、学（基本原理、基本方法、基本知识）

3、术（基本原理、基本方法、基本知识的应用） 三、管理秘书学的性质与研究方法 学科性质与研究方法

应用性------理论联系实际

性质 方法 综合性------分析与比较

四、管理文秘与相关学科的关系 领导科学 写作学 五、学习管理秘书学的现实意义（讨论）

管理文秘 思考题（课堂讨论20分钟）： 会务学 管理学 1、管理秘书学与秘书学的关系。

档案学 2、学习管理秘书学有何现实意义？

秘书学 3、你为什么学习管理文秘？

文书学 4、你打算如何学习？（订一个计划，树一个目标）

第二章 秘书工作的历史沿革 一、中国秘书工作的历史沿革 （一）先秦至清末的秘书工作 1、尧舜：巫、纳言 2、商：太史、史

3、周：大史、小史、内史、外史、御史

4、春秋战国：大史、御史、左史、右史、尚书 5、秦：御史大夫、御史、尚书 6、汉：尚书、尚书仆射

7、魏晋南北朝：中书省、门下省、尚书省 8、隋：内史省、门下省、尚书省

9、唐：中书省、门下省、尚书省、翰林院、集贤院、学士院、匦使院 10、宋：政事堂、中书省、门下省、尚书省、翰林学士院 、枢密院 11、元：中书省、参议府、翰林兼国史院、翰林蒙古院 12、明：内阁、六科给事中、通政司、文书房

13、清：国史院、秘书院、内阁、军机处、通政司、奏事处、南书房 （二）民主革命时期的秘书工作（自学P74—77） （三）新中国成立后的秘书工作（自学P77——79） 二、国外秘书工作的发展 （一）国外秘书工作的简介

1、工作性质、2、资格要求、3、人才培养 （二）发展趋势

1、社会化 2、现代化 3、专业化 4、妇女化 三、中国秘书学的发展简介

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（一）学术发展 1、萌芽阶段： 《尚书》、《战国策》、《文心雕龙》、《佐治药言》、《幕府举要》、《办案要略》、《学治臆说》 2、诞生时间：20世纪八十年代中期 3、诞生标志：（1）学术带头人出现、（2）公开出版学术专著、（3）秘书院校出现、（4）学会成立 （二）现状

1、人心思走，队伍不稳、2、文化程度低，专业知识匮乏、3、工作负担中，待遇差、4、人才培养不能满足需要 （三）发展

1、服务对象多元化、2、社会化、3、工作手段现代化、4、女性化、5、劳动成果商品化 思考与练习：

1、我国秘书学诞生在什么时候？

2、试析国外秘书工作发展趋势及其对秘书教育的影响。 3、国外秘书等级制度的启示。

4、美、日等国管理文秘工作的经验对我国管理文秘工作改革的启示。 参考书：

秘书理论与实务 朱传忠、叶明（杭大） 秘书学基本理论 吕发成、方国雄（兰大） 当代秘书学教程 陈天恩（政法大学）

新编秘书学 石耿立等（天津社科院）

第三章 管理秘书队伍

一 秘书人员的职业道德、政治修养 （一）政治修养 1、内容：

A、远大的人生理想 B、坚定的党性原则 C、较强的政策水平 D、较强的法制观念 E、较高的工作责任感 2、提高政治修养的途径：

A、加强理论学习树立正确世界观 B、加强政治学习提高政策水平 C、加强纪律观念尊纪守法 （二）哲学的修养 1、哲学修养的意义： A、树立正确的世界观

B、有利改进思想方法和工作方法 C、有利于改造世界观 2、内容：

A、要客观地看问题避免主观地看问题 B、要全面地看问题避免片面地看问题 C、要发展地看问题避免静止地看问题

D、要用多种思维方法避免单一的思维方法 E、创新思维

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讨论：（20分钟，每一个小组随机选一个新闻发言人） 1、如何客观、全面、发展地看问题 2、怎样运用多种思维方法解决问题 （三）作风修养 1、实事求是 2、主动负责 3、艰苦奋斗

4、联系群众

5、快、准、严、细的作风 （四）职业道德 1、内容：

A、热爱工作甘于平凡 B、不记报酬不辞劳苦 C、自尊自重克己奉公 D、谦虚谨慎平等待人 E、严守机密克服虚荣 2、培养途径：

A、学习理论 B、内省 C、见贤思齐 D、慎独 E、接受监督 F、持之以恒

二 管理文秘人员的能力、知识结构 （一）能力

1、智力：学习能力

A、观察力 B、注意力 C、记忆力 D、思维力 E、想象力

2、能力：动手能力

A、语言表达能力（书面与口头） B、协调能力（关系、利益等）

C、管理能力（会务、公文、档案、督查） D、信息处理能力（收集、处理、提供利用） E、交际能力（处理人际关系能力） F、操作能力：a、计算机 b、速记 c、公关 d、双语 e、通信 f、邮政g、会计 h、礼仪 i、摄影 j、其它办公自动化工具的使用 （二）知识结构

1、基础知识（扎实）：A、现代汉语基础知识、B、英、日、俄语等其中一门外语知识、 2、专业知识（精深） ：

A、公文撰写与处理的基本知识、B、档案管理 C、信访工作、D、会务工作 E、保密工作、F、值班工作、 G、公共关系、H、社交礼仪 3、相关知识（宽广）：

A、法律知识、B、管理基本知识、C、财务基本知识、D、速记基本知识 3、相关知识（宽广）：

A、法律知识、B、管理基本知识、C、财务基本知识、D、速记基本知识 4、知识吸取与能力培养的途径 （1）完善的教育网络（外部条件）：普通国民教育与职业技能培训相结合 （2）个人的终身学习（内部条件）：

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思考题

1、论管理文秘的形象。

2、知识经济时代的管理文秘工作对管理文秘人员知识 与能力素养的挑战。 3、管理文秘人员道德建设的反腐败意义。

第四章 管理秘书机构与秘书工作 一、管理秘书机构设置的原则

（一）管理秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的原则 （二）凡独立的单位都必须有秘书机构

（三）管理秘书机构的设置必须与所属机关的工作性质相一致 二、管理秘书机构的设置 （一）设置的形式

区政府1、分理制 2、综理制

办公厅财政厅交通厅农委其它教委（二）管理秘书机构的设置 1、中央政府秘书机构的设置

综合处科教处秘书处其它2、地方政府秘书机构的设置 3、军队秘书机构的设置 文印机要档案会务其它4、其它企事业单位秘书机构的设置 5、其它社会团体的秘书机构的设置 6、临时性秘书机构的设置 三、秘书机构的领导关系

（一）各级秘书机构只对所属机关负责 （二）上级机关秘书机构对下级机关秘书 机构有业务指导的关系 四、管理秘书的工作内容

（一）秘书部门的工作内容:参与政务，管理事务

（二）秘书部门的工作特点：政治性、辅助性、机要性、事务性、综合性、被动性 （三）秘书部门的职能作用：参谋作用、助手作用、枢纽作用、耳目作用、门面作用 五、管理秘书工作的基本原则： （一）保密 、（二）准确、（三）迅速、（四）务实、（五）创新 本章重点：机构设置的原则、工作原则、职能作用 思考题：

1、怎样正确理解设置原则，合理设置秘书机构？ 2、试述管理文秘工作基本原则之间的辩证关系

3、发挥管理秘书部门的门面作用，树立政府良好形象 案例分析:

据新华社郑州4月4日电：郑州市政府今天召开新闻发布会，正式宣布撤销市、区两级馒头生产销售管理办公室。1998年郑

州市为加强对馒头市场的管理，取缔不卫生的馒头小作坊而成立了“馒头办”，本是好心为老百姓办实事，但却因职能错位，部门利益作祟，引发了市、区两级“馒头办”乱收费、争权夺利等问题，经营企业苦不堪言。新华社播发了《“馒头风波”的背后》一文后，河南省和郑州市政府对此事进行了调查，并按照市场经济规律办事，做出撤销两级“馒头办”的决定，使一场沸沸扬扬了三年的“馒头风波”最终得到了圆满的解决。从秘书部门设置的原则，试析“馒头办”风波给我们的启示。

据《××日报》报道，×省××市政府召开新闻发布，正式宣布撤销市辖区的动物检疫办公室，全市的动物检疫工作全部由市动物检疫办公室负责，同时撤销相关的多项针对生猪检疫的收费制度。至此，

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