金财软件操作手册(8)

操作步骤：①单击【凭证管理】下的【凭证查询】，进入【凭证序时簿】界面；②单击工具栏中〖编号重排〗按钮，系统会自动弹出【选择某类凭证的编号重排】页面，让用户选择将要进行排序操作的凭证类别（如图2-3-8）；②用户在【选择某类凭证的编号重排】选中一类或多类凭证，单击〖确定〗按钮，系统则自动对所选类型的凭证进行顺序号的重排，使之连续。

（2-3-8 凭证重排）

九、显示凭证

操作步骤：在【凭证序时簿】中，用鼠标选中将要显示的凭证后，单击工具栏上〖显示凭证〗按钮，系统会显示出该张凭证的【显示凭证】页面，供用户查看，但不能进行修改。另外用户还可以用鼠标双击查看凭证。

十、批量审核、消审凭证

为方便用户操作，软件提供对凭证的批量审核和批量消审功能。其具体方法请用户参见《凭证审核》一节。

十一、凭证冲销和转回

如果某一已经过账的会计凭证需要作废时，本系统要求通过红字冲销来实现。进入【凭证序时簿】界面，用鼠标选中某一张将要被冲销的会计凭证，单击工具栏上的〖冲销凭证〗按钮，此时，该张凭证将变为红字凭证。

转回凭证是将某一张已经过账的会计凭证借贷方向进行相互转换（金额不变）而形成的凭证。此种方法主要是针对借贷方向发生相反错误，金额正确的会计凭证而提供的一种特殊纠错功能。

四、凭证分册

参照手工装订凭证的习惯，提供了凭证分册功能。利用凭证分册，可以产生每册凭证的分类汇总数，并将该汇总数据作为装订凭证的依据。

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（图2-3-9 凭证分册）

凭证分册的操作步骤：

①在账套登录处以具有【凭证分册】权限的用户登录系统。

②选中桌面上【凭证管理】中的【凭证分册】子功能项，进入【凭证分册】界面。左面窗口是用户的编辑区，在此处系统提供了〈会计期间〉、〈凭证类别〉、〈最大凭证号〉信息，在该窗口的下面有按钮〖新增〗、〖删除〗、〖修改〗、〖保存〗提供给用户操作。

③当用户需要对某一期间的某一类凭证进行分册时，在〈凭证期间〉和〈凭证类别〉处选择好期间和凭证类别。

④单击〖新增〗按钮，在左边界面中将出现凭证分册的册号，同时用户在此填入该册凭证的起止号，并按〖确定〗按钮，系统会在右边区域内显示出该册凭证中各科目借贷方的发生额累计，按〖保存〗按钮保存该分册。

⑤如果用户要继续分册，只需重复上面的操作即可。

⑥若要修改凭证分册内容，请单击〖修改〗按钮，用户可修改凭证的起止号，单击〖确定〗按钮后系统将重新统计该册科目的发生额累计数据。

⑦若要删除凭证分册内容，把光标条移至将要删除的凭证册号上，单击〖删除〗按钮即可。

★注意：为确保凭证分册数据的准确性，应使凭证分册的册号之间的凭证起止号连续且不得重复。

五、凭证汇总

凭证汇总就是将记账凭证按照指定的范围和条件汇总其一级科目的借贷方发生额。按不同条件对会计凭证进行汇总，可以提供各种所需的会计信息。本功能通过对凭证的汇总，产生指定期间内各个科目的凭证汇总数并生成一张凭证汇总表。因此，财务人员可在凭证未记账前，将〈汇总范围〉设置为“包括未记账凭证”，即可以随时查看企业

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目前的经营状况及其它财务信息。

【凭证汇总】和【凭证分册】关键的区别在于汇总的会计期间值不一样，凭证分册只能在单一的会计期间内有效，而凭证汇总却可以跨期间进行。

（图2-3-10 凭证汇总条件）

如图2-2-10，用户根据凭证日期、凭证类别、汇总范围、会计科目、凭证号、显示范围、汇总科目、汇总级次等对汇总查询条件进行单一或综合的金额、数量查询，输入完凭证汇总条件之后，请单击〖确认〗按钮，系统就开始按条件生成凭证汇总表。

在【凭证汇总】—【过滤条件】窗口中，输入凭证汇总所需的各项汇总条件： ①凭证日期：凭证汇总的开始日期和结束日期，选定后系统将汇总在此日期范围内的所有凭证数据。

②凭证类别：确定你将要选定的凭证字，选择该类凭证字需要参加汇总的凭证号的范围，如果未选凭证字，系统将默认“全部”显示。

③凭证号：针对选定的某一种凭证类型，选择该种凭证类型需要汇总的凭证号范围。 ④汇总范围：通过下拉列框选择要汇总的凭证范围。系统提供了三种范围选项：全部、已记账凭证、未记账凭证。系统默认为“已记账凭证”。

⑤会计科目：选择凭证汇总的会计科目范围。

⑥汇总级次：输入凭证汇总的会计科目级次范围。系统默认为1级会计科目。 ◆【例如】将本账套1月的付款凭证进行汇总。凭证汇总界面如图2-2-10，用户可根据需要选择查询条件，此项操作省略。

六、凭证过账

在会计凭证输入完毕之后就可以开始过账了，尽管总账系统在录入会计凭证时已经进行了较严格的检查工作。但在凭证过账时，系统还要进行更进一步的严格检查，以防止账务数据产生错误。

凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。经过记账的凭证一般情况下将不再允许修改，只能采取补充凭证或红字冲销凭

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证的方式进行更正。因此，在过账前应该对记账凭证的内容仔细审核，系统只能检验记账凭证中的数据关系错误，而无法检查业务逻辑关系，这其中的内容只能由会计人员自已检查。

凭证过账完全是一个计算机自动执行过程，不用人工干预，其操作非常简单，您可以在过账向导的指导下，轻松地完成过账操作。

（图2-3-11 凭证过账）

说明：

①在【凭证管理】中单击【凭证过账】，系统进入【凭证过账】界面（如图2-2-11）； ②系统分别按【凭证类别】统计了各类凭证张数、未审核凭证张数、已审核凭证张数和过账凭证张数等过账信息。用户可以分别对某一类会计凭证进行过账，也可以全部过账，请用户单击凭证类别前的进行选择。

③系统为了方便用户灵活的操作，未对凭证号的连续做强制性的规定，在此系统提供了两种选择方案供用户选择：发现凭证号不连续时终止过账；允许凭证号不连续的凭证过账。系统默认发现凭证号不连续时终止过账。

④在【凭证序时簿】中存在凭证号不连续的情况时，用户可单击〖凭证号调整〗按钮，让系统对凭证号的连续性进行调整，使之连续。当然如果用户允许凭证号不连续的会计凭证过账，请选择③中的“允许凭证号不连续的凭证过账”，不用单击〖凭证号调整〗按钮调整凭证号了。

⑤用户可以选择对某一类别或所有类别的凭证进行过账，当你对所有的条件设置完成后，单击〖过账〗按钮，系统会自动完成对凭证的过账工作。

⑥反过账功能将自动对已过账的所有凭证执行反过账（反过账内容的说明及操作请用户参见《反过账》一节）

◆【例如】将已审核凭证登记入账（过账）。 操作步骤：

⑴在【凭证管理】中单击〖凭证过账〗按钮，系统进入【凭证过账】界面；

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⑵在图2-2-11【凭证过账】界面中系统会列出凭证过账信息； ⑶单击〈凭证类别〉栏所有值前的小框，选择所有的凭证准备过账； ⑷单击图中的〖过账〗按钮，将选择凭证进行过账。 ★注意：

①如果在图2-3-11中，如果〈凭证号连续处理方式〉选择的是“发现凭证号不连续时终止过账”，而系统中又存在凭证号不连续的凭证时，请用户单击〖凭证号调整〗按钮调整凭证号连续后，再次进行过账；

②如果〈凭证号连续处理方式〉选择的是“允许凭证号不连续的凭证过账”，此时不影响用户过账操作。

⑸过账成功后，系统会在图2-3-11中〈过账凭证〉一栏显示过账结果。

七、凭证反过账

对于过账后的凭证，一般情况下是不允许用户再次进行修改的，即使需要修改也只能通过补充凭证和红字冲销凭证来进行修改，但此种方法会留下修改后的痕迹。当然，为了用户操作方便，对于用户不想留下任何印迹的凭证修改，我们为用户提供了撤销过账的功能，称之为反过账。通过此功能，用户可对凭证修改不留下任何印迹（但此功能的使用需要特殊权限的人员才能够使用，一般为系统管理员）。若要对某一张凭证通过反过账来进行修改，首先应将该张凭证反过账，再由该张凭证的审核人员对此凭证取消审核，然后由凭证制单员进行凭证的修改操作即可，最后再次由相关的操作人员进行凭证的审核和过账工作。利用此种方法修改会计凭证会相当麻烦，建议用户最好不要利用此种方式。

对凭证的反过账操作方法类似凭证过账操作，请用户参见《凭证过账》一节。

第二小节 数据查询 一、科目数据查询 （一）科目总账

总分类账查询功能可用于查询总分类账的账务数据，通过查询总账可以了解到科目总体发生情况，查询总账科目的本期借方发生额、本期贷方发生额、本年借方累计、本年贷方累计、期初余额、期末余额等项目总账数据。同时，在查询过程中可以包含未记账凭证。

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