办公室管理 (1)(4)

24．文员在拆邮件时，不正确的做法（拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名 26．邮件送到单位所租的信箱，不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起 27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（爱好

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人打印顺序（姓名、部门、地址、国名 29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（感谢信

30．以下关于握手的礼节，不正确的是（双方有很多人时，可以交叉握手 31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信（初次写信，或有过激言行的 32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时不应（处理信件按照“分级 33．在会议开始前和进行过程中，不恰当（作会议记录时离开会议室接听电话 35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完全一致 36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录（征求主持人意见，停止笔录 37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（只在便笺上写好会议名称

38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（圆桌型 39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（审查功能 40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员（发表意见 41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，错误（如果上司出差，可以在他回来 42．文员制作日程安排计划表时，应避免（日程安排计划笔记本如果已经使用一年 43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得，另一是具有（说话的技巧 44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，不适宜（以电话方式决定面谈或开 45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，不适宜（代替上司制定约会计划 46．以下关于预订工作的行为中，不适宜（不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其 47．上司出差，文员预订机票时，不正确（不必提前在取票前或出发前再用电话予 48．照料上司身边琐事的说法，不正确（应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要， 49．以下关于名片的使用方式，正确（如果对方给你名片，你恰好没有带，应说明

50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（请教对方“可否请问一下，这 51．以下关于交际礼仪的举止行为，适宜（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿 52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（ 以右为尊

53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ 查证消息的可靠性 54．文员协助举行宴会时，不用考虑（ 有无休息室

55．以下说明宴会的种类与形式的内容，正确（工作餐是非正式宴请形式，早、午、 56．以下关于文员的宴会礼仪中，正确（吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向 57．以下餐巾的使用方法是正确的（ 用来擦嘴唇嘴角

59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，不适宜（未用完一道莱时，应将刀叉平 60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服 61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（由过程先说 62．接受忠告的正确反应是（ 切勿感情用事

63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，属于合适（有共同利益的话题 64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖，这是（骑边章 65．值班人员不应该做以下哪类事情？（ 签发文件

66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告，统计报 67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。（按通讯者特征立卷 68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括（归档范围、归档时间、归档耍求 69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ 归档时间 ）和归档要求。 二、判断题

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ ∨ ） 2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ × ） 3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ × ） 4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的（ ∨ ） 5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ × ）

6．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不（ × ） 7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ × ） 8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收（ × ） 9．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来（ × ） 10．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到（ × ） 11．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员（ ∨ ） 12．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的（ ∨ ） 13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行（ ∨ ） 14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ × ） 15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ∨ ） 16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ × ）

17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（× ） 18．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看（ × ） 19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（ × ） 20．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手（ ∨ ） 21．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后（ ∨ ） 22．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同（ ∨ ） 23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ × ） 24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ ∨ ） 25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ∨ ）

26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个（∨） 27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会（×） 28．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情（×） 29．如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，（∨） 30．会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过（×）

31．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应（∨） 32．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文（∨） 33．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响（∨） 34．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自（×） 35．上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先（×） 36．文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过（×） 37．对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并（×） 38．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独（∨） 39．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（∨） 40．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的（∨） 41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（∨） 42．如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行（∨） 43．文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可（×） 44．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小（∨） 45．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一（∨） 46．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏（∨） 47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产（×） 48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（∨） 49．用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（×） 50．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的（×） 51．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”（∨） 52．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（×）

53．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文（×） 54．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。（×） 55．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方（∨）

56．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和（×） 57．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（×） 58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（×）

59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（×） 60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要（×） 61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（×） 62．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度（×） 63．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，（∨） 64．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。（∨） 65．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。（∨） 66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（×）

67．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有（×） 68．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随（×） 三、案例分析题

1．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了， （1）不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应该当面指出，以分清责任；

（2）不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门；

（3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉；

（4）交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠；

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