办公室管理 (1)(3)

3、爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着 （1）文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打谁先挂”的原则。丁秘书做错了。

（2）丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时，丁秘书应该说“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢！”

（3）审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。如果上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。

（4）在电话中应既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。 4、公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9:00到11:00召开销售会 （1）应该搞清楚销售员的人数和姓名，准备这份名单 （2）打印好书面通知

（3）在3天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每个人

（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意

（5）通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点 （6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备 （7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作

5、某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司 （1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主； （2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；（3）对提出重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。 6、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎欢迎”嘴里说着， （1）主人和客人之间，应该主人先伸手

（2）在替客人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗？” （3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意

（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下” （5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座

（6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不适合的话题 （7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等

7、为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会 问题一：会议通知缺少主题(议题)；时间上缺少从几点到几点；请哪些人出席不明确；发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。

问题二:针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？会前准备工作的每个细节问题都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论。

五、设计题：

1、设计一份A4纸白文件纸库存记录卡。

库存记录卡 库存参考号 B4 项目A4白文件纸 最大库存量 100令 最小库存量 15令 单位数量包（1令=500页） 再订货量 25令 日期 接收的 数量 发票号 供应商 发放 发放 数量 申请号 个人 部门 余额

2、设计一份电话记录单。

来电人： 来话时间： 通话地点： 。姓名 单位部门： 年 月 日 时 分 。来电人地点： 1. 。 。通话要点： 2. 结束时间 年 月 日 时 分 1.交由 进行处理 2.请由 尽快回电 。 。处理要点 记录人

3、设计一份归档文件目录。

件号

4、几位领导同时布置任务怎么办？X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份（1）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。

（2）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。 （3）他人查找完杨副市长所需的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把参与查找人员名字讲一下。 5、设计一个开业典礼的筹备工作流程。

开业典礼的舆论宣传工作可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告和告示栏中张贴开业公示——要做好来宾邀请工作——发放请柬——现场的布置——准备开幕词、致答词——要做好接待服务工作——要做好礼品馈赠工作——拟定典礼程序——做好各种物质准备。 6、设计一个新闻发布会的筹备流程。

主题的确定——时间的选择——地点的确定——人员的安排——材料的准备——发放请柬——准备胸卡和名签——准备好视听设备——制定预算计划。

责任者 文号 题名 日期 页数 备注 《办公室管理》补充： 一、单项选择题

1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（决策性 2．办公室布置要注意（各种沟通、保密

3．文员在进行办公室布置时，不适宜（较大的物品放在稍高于眼光平行的层 4．以下关于文员对办公室布置的情况，错误（办公桌抽屉里的物品摆放要注 5．在办公室里，（靠近窗户）的位置是上座。

6．传真机的使用哪一项是不对的？（随时随地可向对方发送

7．在使用复印机的过程中，以下哪项不恰当（接通电源可立即复印操作 8．以下关于录音机的使用不适宜（录音时需将监听开关至于“ON”位置 9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（制造

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，不适宜（让员工们随意领取办公用品 12．以下文员的工作顺序中，正确（文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变 13．文员按照“优先顺序”处理工作，不适宜（可以按照文员自己的习惯进行工作 14．文员必须管理好自己的时间，不适宜（每天把工作安排得超出工作时间，给自 15．以下关于文员管理好时间的说法，不正确（把零散工作安排在安静、有效的时16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，不适宜（标准的零用现金单据有一 17．文员传达上司的指示时，不适宜（传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意 18．文员必须具有合作精神，不适宜（应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 19．以下接打电话的行为中，不适宜（应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院 20．以下哪个接打电话的行为不正确（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 21．文员在接打电话时，正确（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就 22．以下文员应遵守的电话礼仪中，不适宜（打出电话，而对方无人接听，等铃声

23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（按私人公务标准分拣

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