兴业银行成都分行公司客户信用业务档案管理实施细则(2011年2月修(3)

业务中将该客户的客户基本情况档案整理集中立卷。

(三)抵(质)押物权利凭证要件

包括但不限于用于抵押或质押的土地使用权他项权利证书、存单、有价证券以及其它产权或收益凭证、财产保险单等重要单证由会计部门负责保管，权利凭证必须入库保管。放款中心复核人员办理入库手续的同时，应在《兴业银行抵（质）押物品出入库保管登记簿》（附件4）上登记，同时复印一份装入信用业务档案内，以备日常查用。

第十九条 信用业务档案的建档要求

(一)信用业务档案装具采用卷盒形式，一户一盒，一盒内可装多卷。

在卷盒脊背标明授信客户全称（可多盒分装，并在卷盒脊背标上顺序号），每个信用业务档案应在卷盒封面标明授信客户全称和授信档案编号、信用业务合同号、信用业务种类、金额、利率、信用业务起止期限及担保情况等(格式见附件5立卷档案皮参考样本、附件6信用业务档案盒封面参考样本和盒脊参考样本)。卷盒内每笔信用业务第一页应装订或贴有由档案管理人员签字确认的《信用业务立卷档案卷内文件目录》(附件7)。

(二)每个客户的客户基本情况档案设立一个专卷，每笔信用业务信贷文件、信贷法律文件和担保基本情况档案设立一个专卷，如为授信业务，则担保档案应与客户基本情况档案合设一卷，每

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一专卷和卷内档案必须按照业务操作时间和信用业务管理顺序进行排列，每笔贷款的借款借据贴在信用业务主合同内。 (三)信用业务档案内档案应与《信用业务立卷档案卷内文件目录》清单顺序一致，从第一份文件档案的首页至最后一份文件档案的尾面逐页编写页码（凡有字即为一页），并按卷装订，装订要求左侧和下侧对齐。

(四)每个案卷应打印两份《信用业务立卷档案卷内文件目录》（附件7），其中一份放在卷首，一份作为检索工具。

(五) 立卷时，对与前笔信用业务相同的档案，可不必重复建档，但应在《信用业务立卷档案卷内文件目录》中对未建档的档案注明该档案已在前笔信用业务档案中立卷（经年检的营业执照复印件应注明年检时间，对不同的年检时间，视为不同档案分别存入与其相应的信用业务档案中）。

第二十条 信用业务档案管理人员应通过信贷管理信息系统等渠道定期提取信用业务结清信息 ，及时在立卷档案封面（格式见附件5）加盖“结清”戳记，标明结清时间，并在《兴业银行信用业务档案管理登记薄》（附件3）上登记结清日期。展期业务应在档案封面注明展期合同号、展期金额、利率、起止期限、担保等情况。经总行批准的核销项目应在档案封面注明“核销”字样，标明核销或账销案存时间，在《兴业银行信用业务档案管理登记簿》上的“保管截止年份”栏注明“核销、永久保存”字样，

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并专门建立永久保存档案区存放。

第二十一条 信用业务档案管理人员可根据档案数量情况并结合管理需要，将已结清的信用业务档案取出，存放于已结清档案区，并逐笔登记《兴业银行已结清信用业务档案登记簿》（附件9）。已结清档案按机构、客户和结清年份顺序排列。已结清信用业务档案，定期(每年一次)移交至综合档案管理部门集中保管。

第二十二条 抵（质）押物权证要件的保管

(一)抵质押物权证要件的保管应视同现金，入库房管理，由放款中心集中办理出入库手续。放款中心审核人员应在收到经办客户经理移交的信用业务项下相关抵质押权利凭证要件当日，按照本行代保管物品出入库管理规定将抵质押物权证要件交由会计部门入库保管。办理入库手续后，放款中心复核人员应将加盖会计业务公章的《抵质押权利凭证保管收据》(第四联) 原件专夹妥善保管，并及时登记《兴业银行抵（质）押物品出入库保管登记薄》（附件4）。《抵质押权利凭证保管收据》(第四联) 复印件联同其他信用业务档案移交档案管理人员一并集中入档。 信用业务放款审核由经营机构进行的，抵质押物权证要件原件可以存放在经营机构库房中，办理手续参照放款中心集中办理出入库手续。

(二)因信用业务全部结清，需支取抵(质)押物的，经办客户经理应向分行放款中心提供由有权签批人签批同意的出库申请

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书。分行放款中心出入库经办人员在留存保管的《抵质押权利凭证保管收据》(第四联) 原件上签注出库理由，并加盖放款中心公章后交由会计部门办理出库，按要求在《兴业银行抵（质）押物品出入库保管登记簿》上登记相关内容。

(三)对已封存入库交会计部门保管的抵质押权证要件档案，在信用业务未结清前，原则上不允许借阅。如遇授信展期、债权债务重组及法律诉讼等特殊情况确需借阅原件的，必须由经办客户经理填写《信用业务（文件）档案利用申请表》（附件10，下称利用申请表），注明用途和期限，经利用部门及抵质押权证要件保管部门负责人共同签批同意后方能办理，且仅限于行内利用。如需将抵质押物权证档案借出行外使用的，还需经经营机构负责人、风险管理部门负责人和分行分管风险管理的行领导审批，且应严格控制，用后立即归还，超过利用期限的需续办手续。

(四)信用业务结清后，需向抵押人或出质人退回有关抵（质）押权利凭证要件，抵押人或出质人必须凭本行出具的代保管收据及抵押人或出质人出具的介绍信索回有关抵（质）押权利凭证。信用业务经办人员收到抵押人或出质人要求索回有关抵（质）押权利凭证的申请后，必须在申请上签注退回理由，并由抵押人或出质人签字已收到有关抵（质）押权利凭证，才能办理退回有关档案。

办理退回有关抵(质)押权利凭证的申请档案(包括代保管收

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据、介绍信及抵押人或出质人签字已收到有关抵押、质押权利凭证的档案等)必须及时归档保管。

第二十三条 各级机构应建立信用业务档案利用登记制度。信用业务档案利用人利用信用业务档案，必须填写《利用申请表》（附件10），经有关负责人批准后进行。信用业务档案管理人员依据批准后的《利用申请表》办理档案利用手续，并在《档案利用登记表》（附件11）上登记，对利用档案的时间、内容等行为做概要记录，且由利用人签字确认。未经批准，信用业务档案管理人员有权拒绝任何档案利用。

(一)信用业务档案一般仅限于本行信用业务经办人员、风险管理人员和审计人员利用。

本行信用业务经办人员、风险管理人员、审计人员利用信用业务档案，利用人需填写利用申请表，现场利用的，需经利用人本级行信用业务部门科室负责人和信用业务档案管理部门科室负责人同意；因特殊情况需外借利用的，需经过经营机构负责人和信用业务档案管理部门负责人同意。本行信用业务经办人员、风险管理人员、审计人员以外的其他人员利用信用业务档案，除经所在单位负责人同意外，还需经信用业务档案管理部门负责人和法律与合规部门负责人同意，档案管理人员才能外借档案，外借档案原则上应当天归还，特殊需要的，最长不超过七天。 (二)本行系统外人员，确因工作需要，需利用信用业务档案

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