TS16949文件（全套质量手册、程序文件、表单） - 图文(2)

4.5文件的修订、换版及销毁

4.5.1文件的修订及换版由综合管理部执行。

4.5.2管理文件需修改/换版时，由文件的编制者填写《文件修改/换版通知单》，履行原审核、

会签手续后，由质量部审定，管理者代表批准后实施。

4.5.3综合部对修改/换版的管理文件下发《文件修改/换版通知单》及修改后的文件，在《受控

文件清单》中删除原有相应文件。

4.5.4技术文件的更改填写《技术通知单》，具体执行《技术文件管理规定》。 4.5.5各单位在收到新修改的文件后，及时查看对应的《文件修改/换版通知单》。

4.5.6作废管理文件收回后，综合部填写《文件销毁记录》记载收回文件的去向和处理方式。 4.6文件的保管

4.6.1部门文件管理员要把文件分类，并按一定的规则放置，以便迅速查找及核对。 4.6.2生产现场的文件摆放位置及方式，在不影响操作、抬头即可见到的原则下，由相关部门

确定，文件使用人员执行。

4.6.3文件应妥善保管，未经授权，任何人不得擅自标识、涂改和复印，并防止污染和损坏。 4.6.4影响使用的破损文件，由文件使用负责人到文件发放部门更换相同版本相同编号的文件，

破损文件收回。

4.6.5外来文件包括标准、顾客提供的工程图样、法律法规，获得外来文件的部门要对文件的

有效性及适用性进行识别，识别后的有效、适用文件要受控，其审批、发放、变更、回收，按受控文件进行管理。

4.6.6顾客提供的新工程规范文件，要在5个工作日内完成评审和审批，要在两个工作周内完

成更改，发放和实施，包括影响生产件批准的文件更改或更新并记录生产实施的日期。 4.6.7文件使用人调离岗位，应及时与新调入人员进行文件交接，并到综合管理部办理交接手

续。

4.6.8收回的作废文件一律无痕销毁处理。若作为资料或其它目的需保留的任何作废文件，文

件管理员《文件销毁记录》“备注栏”中做好记录后加盖“作废参考”章, 由文件需要部门自行管理。 4.7文件评审、换版

由于组织机构、产品结构重大调整等因素导致管理体系发生变化时，综合管理部及时组织对现行文件适用性进行评审，必要时按以上相关条款进行修订或换板。 4.8记录的管理

记录是特殊形式的文件，按《记录控制程序》进行控制。

5. 相关文件目录

5.1《记录控制程序》 5.2《技术文件管理规定》 6. 相关记录及保存期

6.1 《受控文件清单》 6.2 《文件审批》 6.3 《文件修改/换版通知单》

6.4 《文件销毁记录》 6.5 《收文登记簿》

长期保存 保存期随文件寿命 保存期随文件寿命

保存期五年 长期保存

XXX有限公司 记录控制程序 文件编号： SJ/QP-002 文件版本： B 生效日期： 2004.11.01 发文编号： 编制

综合部 审核 批准

记录控制流程图 责任部门 相关部门 综合部 相关部门 相关部门 相关部门 相关部门 相关部门 相关部门 建立记录清单 流程描述 备注 确认记录形式、备案、标识 使用记录 收集 编目 1 归档 2 借阅并记录 N 1 1 《记录归档及处理登记台帐》 2 《借阅登记台帐》 是否超过有效期 Y 销毁并记录

1. 目的

建立并保持质量管理体系记录的控制要求，以保证能够提供产品符合规定要求和质量体系有效运行的证据及其追溯。 2. 适用范围

适用于质量体系运行中产生的记录，包括来自供方和顾客指定的记录。 3. 职责

3.1 综合部是记录的归口管理部门，负责制定记录的编码规则及管理体系文件记录的审定和建立。

3.2 各职能部门负责本部门记录的控制和管理。 4. 工作程序及要求

4.1记录清单建立、备案、标识

4.1.1 各部门根据质量管理过程的需要建立记录清单。清单中要明确记录的名称、编号、保存部门、保存期限，并经部门经理审批。

4.1.2 综合部对各部门拟定的记录形式和内容进行审核，各部门经理批准，确保符合质量管理体系规定要求。

4.1.3 各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部备案。 4.1.4综合部对记录空白表格给予文件编号，具体编码规则如下： SJ/JL — ××× — ×/×

4.2记录的使用

4.2.1各种记录要有记录人、审核人、记录时间、地点、内容等。

4.2.2记录应做到字迹清晰，记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。如需要更改时采用划改，划去原文后写上更改内容，更改人签名。

4.2.3记录表单要按照规定的格式进行填写，不必填写处要用“/”划去，不能留有空白。 4.3记录收集的内容

各部门根据其职能，确定、准备和收集以下记录（记录可以是任何媒体形式，如拷贝或电子媒体）：

a. 管理评审、合同评审、产品审核、工艺审核的有关记录；

版本/修改状态 记录编号

公司及记录的拼音缩写

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