案例讨论2

案例研究 一个非营利性的医疗研究中心‘

你是亚历克西斯(Alexis)——一个进行与年龄有关的疾病研究的、国家级非营利性医疗研究中心的外部事务主任。该中心研究工作依靠来自各方的捐助，包括一般公众、私人财产、公司的资助金、各种基金，以及联邦政府的资金。

你的部门为董事会准备了一份有关中心完成的项目，以及财务状况的年度报告。报告大多是文字描述，只有几个简单的图形和表格，而且全都是黑白的，另外还有一个简单的封面。报告读起来相当晦涩，与收集这些内容的努力相比，制作报告的花费并不高，因为收集这些内容需要花时间去寻找和收集来自中心其他部门的信息。

在年度最后一次董事会上，董事会成员建议该年度报告，应该能成为起到市场宣传促销作用的文件。他们想让你把下一年的年度报告发给中心的不同利益相关者、过去的捐赠者和未来捐赠可能性高的潜在捐赠者。董事会认为这样的一个文件，应该让那些感觉中心与他们一起竞争捐赠和资金的其他大型非营利性组织，感到该中心和他们是在同一个联盟中的。董事会还认为该年度报告能被用做通告这些利益相关者，中心努力做研究所取得的成果，以及该中心很强的财政管理能力，能有效利用中心得到的资金和各种捐款。

你需要制作一份较短、简单而且容易阅读的年报，来表明该中心研究的益处和对人们生活的影响。你可以使用来自正在使用公司研究成果的不同的医院、诊所和长期治疗机构的图片，也可以使用已经从中心的研究中受益的病人和家庭的证明书。该报告必须能吸引人们的目光，它应该是五彩缤纷的，包括许多图片和很容易读懂的图示，同时应该以能被一般的潜在捐赠者读懂的方式写成。

对于包括另外三名成员的你的部门来说，这是一个很重要的任务。你将不得不外包出一些任务，同时也必须去全国的几个医疗机构照相并获得相关的证明书。你也许将要把设计、印刷和配送的任务，交给那些提供给你申请书和价格的各个承约商。你估计大约需要印刷和发送500万份年报。

现在是4月1日。董事会请你在下次5月15日的会议上，对于你将如何完成项目提供一份详细的活动、时间进度及预算的计划。董事会想要年度报告在11月15日以前被送出，以便潜在捐赠者将在假期收到它，因为那时也许他们正处在心情比较好的时期。中心的财务年度9月30日结束，中心财务报告将在10月15日获得。然而，报告中非财务方面的信息，应该能够在5月15日董事会后开始收集。

幸运的是，你正在本地一所大学学习项目管理课程，可以把这看做一个能应用你所学到知识的机会。你知道这是一个大的项目，同时董事会有较高的期望。你想满足他们的期望，同时也让他们同意提供你为完成这个项目所需要的资金。然而他们只有相信你有了一个能把每项工作都完成的详细计划才会那样做。你和你的同事们有6周时间去为将在5月15日董事会上提交的计划做准备。

你的工作人员包括格雷斯(Grace)，一位市场方面的专家；利维(Levi)，一位书写人员和编辑；莱克莎(Lakysha)，一位助手。她的爱好是摄影(她晚上部分时间将要去上课以获取一个摄影报道方面的学位，同时已经在当地得了几次摄影奖了)。 小组活动

把课程参与者分成4个小组，小组成员分别扮演亚历克西斯、格雷斯、利维和莱克莎。然后准备下面列出的各项内容。 案例问题：

1. 你和你的团队需要准备在董事会上提交的计划包括：

? 项目目标和你们对该项目的假设列表。 ? 一个工作分解结构和责任矩阵图。

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10.

11. 12. 13. 14.

15.

? 完成项目目标需要从事的活动列表。

? 一个表明所有活动的相互关系的网络图(用节点表示活动的形式)。你的团队将被要

求给每一项活动制定工期计划，完成一个项目进度计划和一个项目预算。 设一个开始时间为0（5月1日）、完成时间为180天（12月15日）的项目，计算ES、EF、LS、LF，以及每项活动总时差(注意：如果你在项目计划表中计算总的负时差，在这时，不要对工期估计或整个网络做任何修改)。 确认关键路径并且识别组成关键路径的活动。 为每个活动做出成本估计，确定整个项目的预算。 给出每个活动的工期估计。

如果你计算的进度有负时差，你就需要重新审视计划并修改进度，消除所有的负时差，同时也要相应地修改每项活动的成本估计，并计算出修改后项目的总预算。

假定现在是8月15日，制定一份截至今天的已完成的活动列表，包括实际完成的数据和每一个已完成活动的实际花费。

设定一个至少影响两个活动的问题场景，而这些活动是计划在9月15日到12月15日完成的。

以实际完成时间为基础，并为在第7条中确定的延迟问题设定时间计划，接着对计划进行必要的审视(包括期间和成本估计)，然后是时间设定和执行计划，直到负时差被完全消除。

应用已经根据被修改的减少了所有负时差的计划表（如果你没有任何要减少的负时差，那么应用计划表）和责任矩阵，那么现在来开发： ? 一个计划资源需求甘特图；

? 按照最早开始时间进行进度安排，绘制资源负荷图。

截至8月15日， 每个活动实际成本都有了增长(包括承付成本)，而这些活动在计划中仍然没有完成。为每个截至8月15日而没有完成的活动估计当前完成的工作绩效。 利用计划、进度计划和成本估计，以表格的形式准备项目成本预算，以及以图的形式显示项目的累计预算成本统计曲线。

利用上题的实际成本数据(截至8月15日)，以期间表格的形式显示实际成本，并把上题的累计预算成本曲线加入到累计实际成本中去。 截至8月15日，计算工程的以下数据： ? 费用绩效指数(CPI)； ? 费用偏差(CV)；

? 预计完工成本(FCAC 。

在上题中，如果预计完工成本超过了项目的总预算成本，那么，你的团队对于如何减少正在进行中的活动或者那些还没开始的活动成本，能够提出什么建议，使得预测完工成本保持在总预算成本范围之内。

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