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有效沟通(3)

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2002年3月,她成为埃森哲第一任首席领导力负责人。她领导该公司的组织和领导力培养小组,负责培养埃森哲员工的领导力和专业技能,并负责推进公司的文化建设,促进公司的多元化和提高公司的业绩水平。

2006年2月,吉尔被任命为英国内阁官房领导力和人事策略总监。在职期间,她在英国文官部进行重大改革时帮助推动了该部门的相关战略变革。具体工作包括为文官部的项目提供领导力支持,提高公务员的职业技能、培养领导并促进多元化。

她还出任领导各政府部门人力资源官员的职业主管,从而在文官部建立人力资源职能。

专业能力

和信任一样,专业能力也能帮助您建立信誉。当您做出证明您非常了解您的想法的合理判断时,以及当您积累了成功的经历时,人们会认为您具备专业能力。 要培养或增强您的专业能力,请考虑以下指导准则:

研究您的想法。尽可能多地搜集有关您提出的想法的信息,您可以通过与知识渊博的行家进行讨论以及阅读相关资料等方法实现这一目标。搜集支持和反驳您想法的相关数据和信息,这样您将通晓该想法的优缺点。 ? 获取第一手经验。要求分配到可以通过新视角了解特定市场或产品的团队。 ? 引用可信的资料。从公认的商业或贸易杂志、书刊、独立制作的报告、演讲稿以及组织内外的专家那里获取知识,借此支持您的立场。

? 证明您的想法。组织小型试验性项目证明您的想法值得认真考虑。

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例如,如果您正在提倡为部门采用新的工作流程,可以在局部范围内试验该流程以获得关于其好处的第一手信息。

掌握术语。表明您了解受众中某些人说的行话。在会谈、行业会议和其他业务集会上,留心别人说到的一些专业术语。您一定要理解这些术语的含义,并在您的业务沟通中运用这些术语。

? 不要隐藏您的资质。在适当的时候,让人们知道您所获得的高等学位。

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例如,如果一位私人教练正在推出新的营养补品系列,那么她除了宣传自己具备理疗师证书这一资质之外,还需要宣传她在营养学领域获得的学位。 请注意,宣传学历资质在某些公司被视为不受欢迎的行为。如果您的同事坚信一个人的想法更重要,而不是学位,那么这样做可能有损您的信誉。如果您公司的文化恰好属于这种情况,则请考虑所有促成和支持您想法的相关经验和知识,并利用一切合适的机会向那些能够影响您的提议或与您的提议密切相关的人介绍这些经验和知识。

聘请独立机构。聘请行业顾问或公认的外部专家来宣传您的立场。可借助他们的信誉提高您自己的信誉。

? 收集认可资料。宣传您在与提议相关的工作方面获得的赞誉,例如,从满意的客户、上级和同级同事那里收到的称赞您的电子邮件或信件。在进行自我宣传时要注意礼貌和说话技巧,避免表现得傲慢或自夸,因为那样反而会影响他人对您的支持。

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通过获得信赖和培养专业能力,您可以建立吸引受众注意和兴趣所需的信誉。但要进入说服过程的下一步,您还需要了解您的受众如何决策。

了解受众

确定决策者、主要利益相关者和施加影响者

在进行某些说服工作时,您只需要把提议介绍给一个人;但有时候,您需要一次介绍给数个甚至许多人。无论是哪一种情况,您真正的受众通常都包含以下几类人:决策者(批准或拒绝您的提议的人)、主要利益相关者(提议被接受后直接影响到的人)及施加影响者(可以影响或说服利益相关者和决策者的人)。 大多数说服情形都涉及多个决策者。

例如,如果您想在您的部门再聘用一位员工,正在向上级申请资金,而该上级可能不是您需要说服的唯一决策者。可能您的上级的上司对新的招聘工作有最终决定权。

要确定主要利益相关者,请考虑在提议被接受后所有受影响最大的人。在大多数情况下,主要利益相关者不仅包括您向其介绍提议的人,而且还包括同级同事、直接下属、客户、上级和董事会成员等。

施加影响者常常通过为主要利益相关者和决策者提供建议和信息来参与决策过程。例如,如果您尝试说服营销经理启动一个新的网络活动,她可能会邀请信息技术部门的主管参加会议,这样她可以让该主管解答她的疑问并了解他对此事的看法。

在您确定了组成真正受众的所有人后,接下来需要分析受众。

核心概念: 分析受众的接受程度 核心概念

不同的受众对您的提议或想法的了解程度、对您所说内容感兴趣的程度以及对您观点的支持程度各不相同——而这些都会影响到他们对您的提议的接受程度。要分析受众的接受程度:

观察反应。留意您与目标听众之间的电子邮件以及其他正式或非正式的沟通,从中寻找他们接受或抵触您或您想法的迹象。 ? 留意肢体语言。注意听众在非正式的走廊谈话和其他简短的非正式交流中的语调和肢体语言。目标受众对您的想法是否表现出了兴趣?他们是否有其他顾虑?是否持怀疑态度? ? 与他人交谈。在受众对公司未来重要发展的情绪和期望方面,确定主要施加影响者以及其他可能带来影响的人。询问这些人,了解他们认为听众对您想法的接受度可能有多高,他们和主要的决策者及利益相关者最看重和关心什么问题,以及他们从您的想法中发现了什么好处。

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您可能有一个非常棒的提议,但是您怎样才能推测出别人对这个提议的看法呢? 高管视角: 做好充分准备并了解您的受众 高管视角

在日常工作中,你需要谨记做好准备和思考以下问题的价值:谁是这份备忘录的受众?谁将参加会议?谁将关心会议的结果?他们看重什么?主张什么?他们希望从您这里听到些什么?在受众、要点和目的方面,考虑得越多,就会越成功。然后是充分准备:不要让进行的排练限制您的灵活而自然的发挥,但要为各种突发情况做好准备。我没有做好准备。因此我不得不试着当场“灵活处理”这些突发情况。

我事先并没有想过如果有人不喜欢我传达的信息该怎么办。沟通技巧是当今管理工作的重要部分,他们经常需要站在员工、同事、高层管理人员和客户面前,向他们传达信息,因此他们的确需要认识到做好准备和了解受众的重要性。 详尽的准备和调查是做好一次成功演讲的基础。事先花时间调查受众、会议的其他演讲者以及会议的背景情况是至关重要的,否则可能会在演讲时因为缺乏准备而付出巨大代价。

罗莎贝斯·莫斯·坎特(Rosabeth Moss Kanter) 哈佛商学院工商管理学教授

罗莎贝斯·莫斯·坎特是哈佛商学院的知名教授,拥有厄奈斯特·阿尔伯克尔(Ernest L. Arbuckle)教席,同时也是畅销书作者。25年多来,她的战略性和实用性兼备的深刻见解指导着大大小小的企业领导者。

作为《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)的前任编辑(1989-1992)以及全球各大企业和政府机构在战略、创新和领导力变革等方面的顾问,她被

“Times of London”(伦敦泰晤士报)评为“全球最具影响力的50位女性”之一,在埃森哲公司的“Thinkers 50”(管理思想家50强)评选中位列年度“全球最具影响力的50位商业思想家”前十,并被“American Way”(美国生活)杂志誉为九大“商业摇滚巨星”之一。

她自己编著和与人合著的著作多达16本,并被翻译为17种语言。她的最新畅销书《连胜的艺术》

(Confidence:How Winning Streaks & Losing Streaks Begin & End)荣登《商业周刊》(Business Week)和“New York Times”(纽约时报)商业畅销书排行榜榜首,该书通过对比业绩不佳的企业,揭示了那些长盛不衰企业的文化和动力,以及商业、医疗保健、教育、体育、社区组织乃至一个国家是如何反败为胜的。

她的经典获奖著作“Men & Women of the Corporation”(公司里的男人与女人)为广大个人和组织提供了关于企业发展的丰富见解,以及能够引领成功的个人及组织要素;她的“副产品”卡通片“A Tale of ‘O’:On Being Different”(“O”的故事:论不同)是全球使用最广泛的处理多元化问题的工具之一;她的相关著作“Work & Family in the United States”(美国的工作和家庭)中设定了一项政策议题,2001年,一个商业中心联盟创立了 “Rosabeth Moss Kanter Award”(罗莎贝斯·莫斯·坎特奖),以鼓励在该议题上取得最佳研究成果的人。

她的另一获奖著作“When Giants Learn to Dance”(巨人学舞),为全世界众多企业揭示了在全球信息化时代到来之际如何把控新的竞争条件。

接受程度分类

根据接受程度通常可以将受众分为6类。下表介绍这些类别以及与之对应的说服策略。

受众的接受程度和说服策略

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