常用公文的写作1

写作教程（二）：常用公文的写作

第二节 会议纪要

1、含义。

会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。

2、性质和作用。

会议纪要是把会议的情况和结果简要记下的一种会议文件，党政等都用。性质由会议性质决定：一种是决定性纪要，要求下级贯彻；一种是协议性纪要，要求协议各方共同遵守，有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题；有些较为一般的会议，则可以采用会议纪要的形式。上呈下达还可以由会议的主持机关加按语下达。也可以上呈后经上级领导机关或主管部门加“通知”批转下达，还可公诸报端。 3、主要类型及其一般格式和写法。

会议纪要因会议的性质、任务和具体情况的不同而不同。主要有两种： 一种是例会、办公会议的纪要。

这是机关研究日常工作和日常事务的会议。大体有固定时间，如每周一、二或半月、一月一次。有相对固定的出席者。如局务办公会等等。这类会议的纪要，往往办成长期的，类似简报。(只解决一项问题的，写出其结论决定即可，解决一系列问题的，按议题讨论顺序逐项写下。)

上述各项也可以用连贯的文字写出，写法大体同于下面专题性会议纪要，只是简单一些。可在机关版头下加标题以正式文件形式公布。 另一种是专题性、大型会议的纪要。

通常是由标题、正文、文尾构成，其中正文由开头、主体、结语构成。

①标题。一种是简托标明议决的问题，然后以副题写明什么单位性质的会议纪要。 ②正文。正文写什、何先何后、语气口吻，也有一般的格局，又有变化的余地。

开头，写基本情况。即开会的动因，依据什么指示或实际情况，目的是解决什么问题；

时间、地点、会议全称，与会范围及主要负责人，来了什么领导人有什么指示、讲话；会议的基本议程和主要活动，会议结果及对它的评价。

主体，写会议的主要精神。对过去工作的评述和会议讨论的工作的意义；今后工作的指导思想和原则精神；工作要求和具体措施。

结语，一般是发出号召，鼓舞人心、展望未来的。有的可以不写。

整个纪要的口吻，用“会议”作主语，即“会议认为”，“会议强调”，“会议听取了”，“会议讨论了”，“会议决定”，“会议指出”??。 ③文尾。除公工发布外，做为文件发布或上送下达，要按公文要求注明主送、抄送、发送的范围。

4、怎样写好会议纪要。

①要解决好突出会议重点和涉及的有关问题的关系。一个会议主要解决的问题，就是会议的中心。“纪要”要突出这个中心，与中心较远而又很有价值的材料和意见，可以用其他形式如会议简报、专题报告等向有关部门反映；有些问题，似乎不是会议中心，但却是解决问题的先决条件、有关事项，或是会议权限之内所应涉及的，也要写进去。

②正确地集中会议的意见，记下取得一致的意见，又要重视少数人正确合理的意见。意见分歧很大没有取得一致，就不要写，有的可以把不同意见分别写进去。

③写作中要注意条理化和理论化。会议纪要要对会议上各种意见分析综合、加工整理、概括复述，其中要注意两个方面：一是条理化，就是以会议宗旨为中心，把会上讨论的意见分类、分层地加以整理、叙述，几个问题，每个问题几层意思，都要清清楚楚。可以分部分、

加标题，分条条、列条目，以显豁清晰为目的。二是理论化，即采用会上讨论的意见时，要保留它的理论性、说服力。一般意见，要进行一些理论概括，不要只有几句公文词语。 第三节 通知、通报 通知

1、含议和性质。

“通知”，是传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级、同级或不相隶属机关的文件，要求下级机关办理，需要周知或共同执行的事项的一种公文文体。

“通知”属发布知照性公文。和“通告”相比，针对的对象范围狭小一些，一般是限于有关单位有关人员，所以多数以内部印发或内部张贴的方式来发布，当然有的也可公开张贴或公开发表于电台、报刊。 2、类别及其功用、要点。

①一般性通知。发布要求下级机关人员办理或需要知道的事项。要点是写明白什么事，什么时间、地点，如何办理。 ②批示性通知。针对欲发公文所加的通知。大体有三种情况和相应的三种形式。“转发”，对上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文，加按语式通知转发下去。“批转”，是对下级机关的公文加批语式通知下发，通知执行，或通知参照执行等。“颁发”(“印发”，)职能机关发布行政法规、印发有关文件，并加说明式通知下发，其附件即要颁发的那个文件。 ③指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可用“通知”发布。

④会议通知。谁决定的召开什么会议、内容(讨论什么事项)、时间、地点、参加范围等，可用“通知”发布。

此外，尚有“任免通知”，任免领导人需下级机关知晓的，或任免的就是下级机关领导人。主要写何机关何会议决定何人任何职。亦可归入第一类“一般性通知”中，属于要求下级知晓的。

3、格式和写法。

①普通通知：包括上述前三种，格式写法有其共同之处。目的是使受文者知晓，因而要求交代清楚，容易明白。标题同于其他公文，指示性通知标题上的发件名称可加书名号。有受文单位的写上款，范围大、类似布告的，不写上款。正文有两种：(1)较长而含较多实际内容的，分开头、主体、结尾结撰成文。开头写通知事项的依据、目的；主体是通知的决策本身，多用条款式；结尾，一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等。(2)较短而内容简单的，只用一段或一句成文，写动因(目的、情况、政策皆可)、说明、决策。动因与说明尚有省略。

②会议通知：会议通知是上级机关或发起单位发给与会单位和人员的书面通知。一种是领导机关通知有关机关和人员必须参加的，一种是发起单位邀请参加的，写时口气有不同。一般格式包括标题、正文、落款三部分。

标题：重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多。标题可以只写“通知”，不编发文号。 正文：上款，抬头顶格写发往部门，一种是笼统写法，如“各区、县、局”；一种是具体填写各发往单位的名称。发给个人的是称职务还是称同志，看会议性质决定。

正文主体写开会的根据、目的、日期、地点，派什么人参加，会议的内容、议程(保密性的会议不写)。需要汇报、发言，带论文、材料的，以及开多久、几时报到，带何证件和交通食宿等问题，都在正文或附件中写明。

普通会议简略一些，只写时间、地点、会议内容等。

落款，在正文后右下方写下召开会议单位的机关全称和年月日，加盖公章。标题上已写

明单位的，只写年月日盖公章。

日用通知很简单，落款后贴出即可。有的打打电话通知亦可，但要写下再打，免得遗漏事项。

写会议通知的注意事项：信息开门见山，交代七个要素(会名，会期，时间，地点，范围，凭证，筹办单位)，注明开会准备，保证限期送到。 通报

1、含义和性质。

“通报”是表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的一种公文文体。

“通报’亦属发布性周知性公文。与“布告、公告、通告”相比，有一定范围，多用在机关体系内部，与“通知”相比，并非以上对下，不能有所部署。 2、类别及其写法。

①表扬通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、决定三部分内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定。

②批评通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定(包括防止办法)。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍，合理的因果分析和正确指示决定。一般有附件。

③情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项，以情况为主，可以有分析，提一点要求。领导人的重要讲话精神，亦可作为情况通报发布。 3、写作注意事项。

“通报”的标题与一般公文相同，正文一般包含事实、说明和决定三部分。需要注意的是以下三点：①时机要合适，注意与全局布置、大气候协调，但又不是超浪头“反啥有啥”“要啥有啥”。②态度要诚恳、严肃。③事实要扎实，用词要恰如其分。总之，要达到表彰起感召作用，批评起教育作用。 第四节 报告、请示 一、报告

1、含义和性质。

“报告”，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求的公文文体。

报告是写给上级、主管部门的呈报性上行公文。党政和群众团体都使用。是沟通上下级关系、实行领导关系以使机关体系运转的主要工具，我党我国一向重视报告制度。 2、类别及其功用。

①例行报告：即下级机关由于工作任务、物质的需要，定期向上级写的报告。分日报、双日报、三日报、周报、旬报、半月报、月报、季报，一旦按需要定下期限后，就必须在固定时间上报。年度报告也就是正式总结报告。例行报告不能变成“例行公事”，“把破帽年年拈出”，而要随着工作的进展，反映新情况、新问题、写出新意。不需要例行报告的，不要定下出例行报告。

②综合报告：全面汇报本机关工作情况，以便于上级了解全局、进行全面指导的报告。要注意反映的情况、问题得全面，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。

③专题报告：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题、某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。应上级要求或机关主动报都可以。大致是做了某项工作，有了某种成就或经验(中心工作报告)，发生了什么问题或出了错误捅了漏子(紧急情况报告或检讨报告)，召开了会议解决了某一问题等(会议报告)。要迅速及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。

3、基本格式和写法。

标题，包括事由和公文名称。上款，收文机关或领导人。正文，结构与一般公文相同。特别要注意：情况确凿，观点鲜明，办法明确，口吻得体。呈报的，文末要写“以上报告当否，请指示”等。呈转的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行”等语。然后写发文机关、日期。 二、请示

1、含义和性质。

“请示”是向上级机关请求指导和批准的一种公文文体。

请示是下级机关写给上级机关、主管部门的报请性上行公文，党政都用，专为请求指示与批准的，体现了领导关系。 2、功用和类别。

一个机关在既定的职权范围内，上级方针政策已经明确规定的问题，不必请示即应自行处理。要请示的，或是有关政策、法令中有不正确、不清楚的问题，本机关本系统发生了按原规定难以处理的重大问题，或因具体情况而需变通处理。对新任务和其他财款动用的要求等，要上级批准而使行动合法；或是要求将好的作法批转到一定范围贯彻或指导。 ①建议请示。发现问题却牵涉全局，向上级建议，请示批准或批转。

②求批请示。凡需上级批准才能实施或涉及到本机关无权解决的问题，而请求审批的。 ③求助请示。。工作中遇到无力解决而又需要解决或群众要求解决而请求上级帮助的。 ④探讨请示。对上级决策、文件从实际出发请示重新考虑决定或请示的内容有普遍意义请求批转的。

3、基本格局和写作注意事项。 标题一定要写明“请示”，事由要概括准确，发文单位可以在标题写明，也可以不写而签署在正文后边。标题下，正文前，要顶格写明接受请示的单位或领导人的名字。正文要开门见由写请示问题的原由，接着着重写请示的问题(顺序也可倒过来)，然后提出意见建议，以供上级判断、抉择。正文之后要另起，写明请求批示。请求批准、批复要求明确表态，则写“以上请示当否请审查批示”、“望予批准”、“请及早批复”等；请求批转则写明：上述请示，如无不当请批转到什么范围执行或参照执行。最后在右下方签署机关名称或领导人的名字，下面写上日期。

必须事先请示，不能“先斩后奏”；必须一事一请示，不能许多事搅在一起；要向主管部门请示不要越级请示，不要多方请示，如系牵涉到几个单位或领导，要呈报主管领导机关或个人，抄报其他机关、个人；几个机关因同一件事需请示，要统一意见，联合行文，会签印报。

第五节 批复，函 一、批复

1、含义和性质。

“批复”是答复请示事项的公文文体。属批答性下行公文，是上级机关或业务主管部门对请示、报告的答复，党政都用。 2、格式和写法。

标题，何机关、关于何事的批复。上款受文机关即请示、报告的发文机关。正文开头要写明是对于何时、何号、关于何事的请示的答复，时间和“请示”的发文字号可以省略；主体是答复问题，意思要明确，语气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意、注意事项都要写清楚；结尾，如同意，可写要求，不同意，可提供其他解决办法。最后写“此复”，落款。 二、函

1、含义和性质。

“函”是机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关部门提出请示的公文文体。它是询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”。是正式文件，要单编发函号，按程序制发、归档。与日用文书中的“便函”，象介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同。 2、类别。

①商洽、询问、请求批准的。②知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。③答复问题、回复请求的。

第①②两种是主动发出的。叫“发函”，第③是受动答复的，叫“复函”。 3、格式和写法。

“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体。要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。

①函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。②标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。③上款：受函机关或领导人。④正文：“发函”大体是开头提出问题，说明什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么、请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×××是何”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日×号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。⑤下款：发函机关，年月日，公章。⑥函尾，抄送机关。

第四章 日用文书

在机关应用文章的三类中，除专门文书是在专门机关、领域使用外，一般机关里用的就是公文和日用文书。而日常处理公务时，不可能也不必要时时、事事正式发文、使用正式公文，而更多的是使用处理日常事务、交流信息情报的简便的日用文书。这一类文字材料的使用频率高、作用广泛、手续简便，在文字工作中占很大比重。使用得当、写得好，有助于提高工作效率、推动工作、加速改革；等闲视之，粗制滥造，往往成为文山会海的主要质料、费时无益的“肮脏的废纸”是，有许多人却往往不大重视这些日用文书的写作，觉得见得多了，谁都能写，因而不讲究、不用心、不把关，致有滥写滥发现象。其实它在机关工作中具有重要的独特的作用和意义，国家机关的公务人员都应懂得它、把握它、写好它，让它发挥积极作用。

第一节概述

一、机关日用文书的含义、功用及其类别

1、含义和功用。

机关日用文书，又叫机关日常事务文书，是机关办理公务的文书中，一些非正式文件的统称，是机关体系处理日常事务的应用文体。具体指简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、介绍信、礼仪函电、图表等等。因为它们是处理日常事务所应用的，因与《办法》和《条例》规定的正式公务文书有种种区别，所以叫它“日用文书”。

日用文书，是机关日常办理具体事项、传递各种信息、联系工作、总结推广经验、维系和处理机关之间和机关内部关系的一种轻便文字工具。文体、效能、制发、格式等，是在机关工作中约定俗成而由机关自身确定的，不象正式公文那样经法定文件规定下来。因而，在经由法定机关批准或作正式公文发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关批准或作正式公文发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关范围权限之内有一定行政效能。

2、日用文书的类型、类别。

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