两化融合管理体系贯标实施手册(7)

咨询方应依据组织的规模、活动及过程的复杂程度等因素提出体系文件结构的建议，企业内部应组织各方面人员对咨询方提出的建议进行评审，确保文件内容符合实际情况，具有行业特色。

三、其他工作

1.收集组织内现有的、涉及两化融合管理体系要求的文件和资料，并依据标准的各项要求分类，如:文件管理、管理职责、基础保障、实施过程、评测与改进等，还应收集与两化融合相关的标准或政策文件;

2.确定两化融合管理体系文件的编号规则;

3.统一各层次文件的格式和文体，包括统一字体和字号等文字输入要求，以方便文件主管部门的汇编。2.5.5体系文件编写

一、管理手册

1。管理手册编制的基本要求

Cl)“管理手册”是规定组织两化融合管理体系的文件。所有决定贯彻执行《信息化和工业化融合管理体系要求》标准建立两化融合管理体系的组织均应编制管理手册，实施和保持管理手册所规定的两化融合管理体系。管理手册是审核的依据，对外用以证明组织的两化融合管理体系符合所选定的体系标准的要求。

cz>管理手册应覆盖两化融合管理体系标准的所有要求，也可以说，管理手册是两化融合管理体系标准在组织的体现。管理手册的结构、详略程度和编制方法与一个组织的类型、规模及产品或过程的复杂程度有关。

C3)管理手册可以或引用包括两化融合管理体系标准要求的形成文件的程序，如文件控制、记录控制等各项活动有关的文件;包括或引用组织的两化融合管理体系所要求的形成文件的程序，如管理评审、实施过程、评测与改进等控制文件。管理手册没有必要重复程序文件的细节，也可以直接引用这些文件的目录，以免

管理手册篇幅太长。

(4)管理手册和程序文件可以单独成册描述，也可将程序文件合并到手册中。 (5)管理手册内容的顺序最好与《信息化和工业化融合管理体系要求》标准条款的顺序吻合，这样写层次清楚，有利于组织自身检查和认定机构文件初审时检查手册是否符合标准要求;有些组织根据自身特点，管理手册和标准的顺序可以不一致，可以编制一个条款对照表以便于对手册的评价。

2.一体化管理手册

一体化管理体系是通过对不同体系的类似管理过程进行整合优化，以及相互补充完善形成的综合管理体系。建立一体化管理体系需要从企业战略的高度出发，综合运用系统论、控制论、信息论的思想，借鉴建立质量管理体系的基本方法，形成一个能够覆盖企业整体管理需要的体系。

建立两化融合管理体系的单位可能己建立了质量、环境、职业健康和安全等多种管理体系，在建立两化融合管理体系时应考虑到组织已有的管理体系，如果单独建立体系未必是最佳选择，建立一体化管理体系可能是非常有必要的。由于一体化管理体系涉及面更广，可能将企业管理的方方面面均一定程度的纳入。

二、程序文件编写的基本要求

1.《信息化和工业化融合管理体系要求》标准规定必须形成文件的程序有5处，即文件控制程序(4.2.2 )、记录控制程序(4.2.3 )、策划控制程序(7.2 )、内部审核控制程序(6.4 ) ,不符合、纠正措施和预防措施控制程序(( 8.7.2 )

2.一般来说，组织应将自身两化融合管理体系中的主要过程形成程序文件，如:基础保障，实施过程，评估与诊断，管理评审等过程。对于规模大、机构层次多、产品过程复杂的组织，更应根据过程管理的需要，多形成一些程序文件。

3，程序文件的范围及详细程度应取决于两化融合活动的复杂程度、所用的

方法以及所涉及的人员的技能、素质和培训程度。但一般来说不应涉及纯技术性细节。

4文件化的程序应简练、明确、易懂。另外程序文件应统一编号，标明版本号，以便于识别。

三、作业文件

作业文件通常指作业指导书、操作规程、实施细则等。作业文件是两化融合管理体系程序文件的支持性文件。如果某个过程或活动不详细地规定技术性细节、操作步骤或管理细节则此过程的要求就不能得到保证，在这种情况下就必须编制作业文件，由此可见一个过程是否需要编制作业文件或者应编写多少个作业文件要取决于该组织的两化融合管理体系过程，特别是实施过程的复杂程度和从事各项活动人员的素质。

作业文件是一种操作性极强的文件，只要操作者严格按作业文件规定步骤及过程参数要求去实施就能实现过程的预期目标。

四、记录

记录是用于证实过程和体系运行符合策划的要求的见证性文件，是一种特殊的文件。记录表格一旦填入实际内容即转为记录，不允许随意更改。

1《信息化和工业化融合管理体系要求》标准中明确要求应保存的记录包括11项:培训、技能和经验、激励以及所采取其他措施的记录(s.3 )、策划输入的记录(7.2.2 )、策划更改及其评审结果和采取必要措施的记录(7.2.5 )、业务流程与组织结构优化实施前的沟通记录(C 7.3.2 )、业务流程与组织结构优化实施过程中控制措施的记录('7.3.3 )、技术实现过程中技术获取的记录(C 7.4.2 )、技术实现过程中监督控制的记录(C 7.4.2 )、监视盒测量计划实施的记录(8.3 )、内部审核的记录(8.4 )、管理评审的记录(8.5 )、纠正措施和预防措施的记录(8.7.2 )

2.除了上述11项纪录，组织在体系运行过程中所使用的记录不是越多越好，

重要的是考虑其见证作用的有效性和实用性，应以少而满足需求为原则，能够准确地反映组织两化融合管理体系的效果。

3.记录可以用文字报告、报表、图片、音视频信息、电子数据等各种形式体现。2.5.6文件的审查和发布

一、文件审查的目的

确保组织两化融合管理体系文件的符合性、适宜性、充分性和可操作性。 二、文件审查的内容

文件编写完成之后，应由该过程的归口主管部门牵头组织过程涉及的所有部门参加审查，审查内容包括过程要实现的预期目标是否明确;过程的输入、输出和所需资源、职责分工和接口界面、交接标准是否明确;新形成文件的过程是否比原来的做法更优化等。

三、文件的批准发布

1.文件审查通过后，交指定的授权人批准正式发布。文件审批权限应在按《文件控制程序》中予以规定。

2.文件批准发布的日期与正式生效的日期要留有一定的时间。 四、文件的定期评价

文件使用过程中应定期组织文件的再评价(如在管理评审之前)，以确保文件对内外部变化的持续充分性和适宜性。

第三章两化融合管理体系的实施、保持和改进

3.1体系试运行 3.1.1体系试运行的准备

一、文件发布与正式实施之间留有一定时间

两化融合管理体系的实施伴随着企业管理的改进与变革，而两化融合管理体系的文件则是贯彻落实领导层战略意图的工具。体系文件不可避免地会对原有的职责、流程、管理习惯等进行优化和调整，会增加一些工作流程或工作要求，也会影响到一些部门和岗位间的既有利益(如果新的体系规定没有上述调整，也侧I:}1说明体系策划是不成功的，等于新瓶装旧酒、换汤不换药)。为了保证体系平稳过渡、并真正全面贯彻实施，因此必须要在体系文件发布后、正式实施前留有一段过渡期。

二、体系文件的培训

文件使用培训时可以按流程、分职能、分层次组织，宜采用按流程的组织方式，重点培训与本部门、本岗位直接相关的文件，以及需要本部门、本岗位配合实施的文件。

通过体系试运行前的全员文件培训，一方面是让员工了解启动动员会上领导层战略意图和部署的落实情况，另一方面也是让全体员工形成从上到下的统一认识，真正把两化融合管理体系贯标工作提升到公司战略高度上来。

有条件时，在分层培训的基础上，还应组织全员参加的文件发布、体系试运行动员大会，由公司领导进行部署和动员。

3.1.2体系试运]行 一、全面实施

即使经过文件培训，难免还有认识不到位、习惯不能马上转变等情况，对此公司领导及贯标工作小组务必要有充分的认识和思想准备。必要时，公司领导应有“削足适履，，的决心。切忌一开始就打退堂鼓，也不要一开始就考虑修改文件。务必要保证一定时间的试运行，到试运行结束后再来评价体系文件是否需要进一步优化调整。

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