把“简单”的行政工作做好

请把“简单”的行政工作做好

作者:凡一 福州译国译民翻译服务有限公司

行政工作一向被别人视为是一份很简单的工作，没有技术含量的工作，不需要经过培训，也不需要有什么高学历，随便什么人都可以做好的一份工作，而行政人员自己也觉得行政工作很枯燥、很单调，每天都是重复做那些接待、扫描、打印、考勤、采购、监督卫生等等的事情，没有一点创造性的东西，而且总是被人使唤来使唤去，总是给别人打下手，从来没做过“伟大”的事情，所以导致很多有抱负、有理想的人不愿意做行政，觉得这样的工作会贬低他，如果勉为其难让他做行政的话，总是在负气，虽然有能力做好，事情总是做到一半一半的，不好不坏；而那些喜欢安逸愿意做行政的人，无外乎觉得行政工作相对轻松，不需要动脑筋，工资低一点没关系，蛮干干，因此很多公司的行政人员就是在混日子，有事没事就东家长西家短的闲聊，能偷懒则偷懒，好像多出一份力就是浪费。这就导致这份 “很简单而又不重要”的工作没有什么人可以做的好。

态度决定一切，放在这边很贴切，没有一个很好的心态去做一份工作，自然做不好。为什么会没有一个正确的心态去对待行政工作呢？我觉得就是社会上的误导，人们的惯性思维，做行政工作的人被误导，享受行政服务的人也被误导。人们想当然的觉得做销售就是要到处去跑，到处应酬的，呆办公室的销售就不是好销售，殊不知现在电子商务时代，很多销售工作是可以在办公室里完成的；人们想当然觉得厨师就应该会做满汉全席的，至少也应该会做水煮活鱼吧，不然就鄙视他，其实现在西餐师傅很多；人们想当然觉得只要你是医生，随便什么病都可以咨询你，但万一是兽医呢？再则，如果他是牙医，不需要知道胃病要怎么治吧？人们想当然觉得只要是翻译，就应该什么单词都懂，随便扔一个生僻单词过来，如果不会的话，就不是好翻译了。殊不知，做翻译的人查字典的是一个常态。人们总是以自己的误解来强加对一个事物的认识，如果这个工作不如你所想象的，你就觉得惊讶了。很多人来我们公司做翻译的时候，才知道原来翻译工作跟自己想象的完全不一样，也跟他们之前大学老师讲的是两码事。大家只有踏入社会，深入的去做某个行当，你才知道这个工作需要什么，这个工作到底是做什么的。

行政的工作在我理解来看，跟大部分人的想象完全不一样。这份简单的工作有很多含义。如果你在做接待的时候能够一眼看出进门的是应聘人员还是客户，估计他想要找谁，过来干嘛，你可以迅速带给他要见的人，你会让来访的客人很惊讶，他就会有一个美好的第一印象；如果你能够把别人交代的每份文件扫描的整整齐齐、清清楚楚，不是东倒西歪、模糊不清，每份扫描完的文件都是有正确编号，而不是电脑自己胡乱来的，我相信别人收到你的扫描件的时候会心情愉悦；如果你在做卫生或者监督卫生的时候，能够注意到每个角落，每个细节，而不至于等客人坐到椅子的时候，发下原来椅子上面有很多水，或者是到处是灰尘，我不知道如果她刚好穿了一条洁白漂亮的裙子的时候，是否一颗愉悦的心情会马上变得很恼怒，我估计她会恨我们一辈子吧。如果你在为公司买东西的时候，并没有负责任，刚好把东西买错了，耽误了别人的事情，或者买的东西总是用两天就坏了，还让同事们觉得是不是自己使用的时候太不小心了，内疚了好几天。同样的一件事情，做好和做不好差别太大了，特别在行政这个位置上。对外服务方面，如果行政工作做不好，肯定是在丢公司的脸，在客户、合作伙伴或者应聘人员还没接触到公司其他人员的时候，很可能先接触到行政人员，服务好的行政人员让他们感觉这家公司不错，服务差的行政人员也会让他们感觉这家公司糟透了，就像我们觉得穿着干净的服务人员上的菜也是很干净可口的一样。对内服务方面，行政人员其实代表是领导的形象，有的时候行政人员故意刁难某个员工，大家会自然而然想到，是不是领导的意思。同样，如果行政人员服务好，会让大家的工作很开心，觉得在公司呆着很有前途，对公司留人有重要的影响。还真有人把这种简单的工作做得很精彩，据说阿里巴巴前首席执

行官卫哲，在刚出来工作的时候，只是一个小小的秘书，在给老板端茶送水的时候，就会观察，什么时候送进去很恰当，没几年的时间，他就成为世界五百强企业里面最年轻的中国区首席执行官。有的人可能说这小子运气很好，其实每个人运气都很好，看你自己会不会去把握。

我们一直把行政工作视为一项很重要的服务工作，是对公司所有员工负责的一项工作，而不是只对上级或者老板负责的工作。而当前很多公司的行政人员跟各部门关系很糟糕，没有让人喜欢的，因为他们只对上负责，不对平级或者下级负责，只听老板的话，不听其他人员的话，偶尔还狐假虎威，执行某项任务的时候还很粗暴。这是他们没有真正深刻的理解到行政工作到底是为谁做的，为什么而做的。

当然，做好行政工作还是有很大困难所在，因为它是为各部门服务的工作，总要跟不同部门的人接触，碰到一些很牛逼的部门，比如销售部，看过《杜拉拉升职记》的人都知道，行政部叫销售部的人挪一下位置，都会造成渲染大波，动不动就以影响公司业绩为由来威胁，每个部门的人总感觉自己工作的重要性要远高于行政部的工作，总感觉自己的工作是给公司做贡献的，而行政部是成本部门，拖累公司的。行政部如果要影响他们的正常业务，即使只是让他们高抬贵手，做一些举手之劳的事情，也很不情愿，也要发飙。很多人在叫行政人员做事的时候，总是颐指气使的，感觉这个工作就是你行政人员要做的，从来不用“请”、“麻烦了”、“谢谢你”等用语，做好了也不会说人家好，做不好就开始在那边大说特说。这几年来，已经不止一个行政人员向我哭诉，行政工作真的很难做，我们为他们着想，但他们经常不配合，还语气恶劣。公司总是很想把事情做好，给大家服务好，有时候花了钱了，努力做了，但事情没做好，大家就很有意见，其实我也觉得很冤枉，因为人无完人，做事情总是会出错，再说，也要给行政人员积累经验教训的机会吧。有时想，多一事不如少一事吧，多做多错，少做少错，没必要去提供那么多的福利和活动，但是公司也总不能因为个别人而使大家的福利水平下降吧。很多时候，做行政的工作是知其不可而为之，明知道没办法让所有人满意，我们就是要努力让所有人满意。当然了，除了其他部门会给行政人员造成麻烦之外，上级也经常会给他们出难题，因为上下级对工作的标准和要求经常有不一致的地方。我总希望每项工作能够做到尽善尽美，特别是影响到很多人的工作，即使很简单，但做的有缺陷，我总是不满意，总是要求重新做来，或者及时叮嘱下次要特别注意。这几年下来，我好像总没有办法对行政工作很满意，好像经常这个刚做好，那个又出问题了，总不能很省心，原本寄希望于能够找一个懂我、真正懂得行政工作意义的行政人员，但发现难度很大，而且不可持续性，换了一个人就又要重新开始走上麻烦的道路。其实，根本的解决之道，应该要把行政工作弄得规范和标准一些，使被服务者能够事先了解到行政部可以提供的服务内容，能够使他们减少误会，也使行政人员做事更加有据可循。希望今年公司的制度和流程建设能够使我们的行政工作更加规范化以及标准化吧，真正达到“五星级”的服务水平。

我经常跟公司的人说，把简单的招数练到极致就是绝招，同样，把一份“简单”的行政工作做到极致，让别人仰视你，我想，这也肯定是一个莫大的成就吧。

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