1 文件控制程序

山东樱花五金集团 编 号：YH-CX-01 版 次：C/0 修订时间：2012-11-01

文 件 控 制 程 序 1.目的

对质量环境管理体系所要求的文件的编写、标识、更改、评审、批准、发放、使用、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用的文件和资料为现行有效版本，保持公司质量环境管理体系合规运行。 2.范围

适用于本公司质量环境管理体系文件的控制。 3.职责

企管处对质量环境体系文件进行控制。 4.工作程序（流程图见附录） 4.1文件编号 一级文件：

质量环境手册 樱花/管理手册--04/00 樱花 / 管理手册 — **/** 第**次换版/第**次修订 公司代号 管理手册代号 二级文件 程序文件 樱花/KCX第( )号—04/00 樱花 / KCX第( )号 文件代号文件序号 公司代号 三级文件： 樱花 / — --04/00 版本号 作业文件 樱花/文件类别[2012] 第 ( )号

**** 公司代号 类别：技术要求、操作规程、作业指导、管理文件…..。 四级文件 ： 樱花/** JL — ****号 樱花 / ** JL 记录代号 公司代号 记录类别：生产、环境、程序、检验 4.2文件的编写、签署和审批 第( )号 序号 [****] 最近修改年份 — ****号 序号 （1） 质量环境手册由管理者代表组织编写，总经理批准发布，明确发布日期和实施日期。 （2） 程序文件由相应的职能部门编制，分管副总经理审核，总经理批准。 （3） 技术文件由技术部门编写，分管副总经理批准发布。 （4） 行政管理文件由各分管副总负责编制，总经理批准，企管处登记、发放。 （5） 外来行政文件由接收部门签收识别，报总经理处理； （6） 外来技术文件，由接收部门识别并负责传达给相关部门，相关部门根据文件的内容向分管副

总报告，决定是否执行。

4.3文件的受控状况 （1） 文件分为：“受控”和“非受控”两大类。

（2） 与管理体系运行紧密相关的为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件须在封面

上加盖受控状态印章，并注明分发号。 （3） 各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使用文件的有效性。 （4） 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。版本号用依顺序用英文字母表示，如A、B、C……；修订状态用按修订顺序用阿拉伯数字表示，如0，1，2……。 （5） 《受控文件清单》的整理原则。按部门内、部门外（部门外按部门）分类整理。

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文 件 控 制 程 序 （6） 非受控文件的发放，应得到审批后执行。 4.4 文件的收发、回收及归档 （1） 各部门发放文件时，填写《文件发放/回收登记表》。 （2） 在回收文件时，登记《文件发放/回收登记表》。

（3） 各部门在收到外来文件时，登记《外来函件收发登记表》接收人签字确认。

（4） 各部门应对职责范围内管理的文件进行控制，防止过期文件的使用，保持动态管理。 （5） 文件的归档。企管处负责质量体系文件的归档管理。 （6） 技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理，交由各部门自行处理。

4.5文件的更改和现行修订状态的控制 （1） 文件内容需要更改时，由提出更改的部门填写《文件更改申请单》，说明更改原因，提报企

管处经有关领导审批后实施更改。文件经过更改后，需对回收、发放过程记录《文件发放/回收登记表》，并在《受控文件清单》中加以记录。《文件更改申请单》应记入《文件修订记

录》。

（2） 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，换版后原版文件作废，换发新版

本应执行本程序文件（4.4节）发放和回收的规定。 （3） 为保证文件的适宜性，每年对现有质量环境管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情

况进行适时评审，必要时予以修改。 4.6文件的领用 （1） 文件领用者填写《文件领用申请表》经企管处审批后领用；

（2） 领用新文件实行以旧换新，分发号不变，原文件收回；原文件丢失的，给予新的分发号，并

注明已丢失的文件的分发号；发放部门作好相应发放签收记录。 4.7文件的保存、作废与销毁

4.7.1文件的作废与销毁 （1） 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，终止使用。 （2） 如因法律或其他原因需保留的已作废文件，在文件封皮标加盖“作废”印章，并标注“仅供

参考”存档备查； （3） 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后，由企管处授权相关部门销毁。 4.7.2文件的借阅、复制

借阅、复制文件者应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号，并加盖“受控”印章。 4.8外来文件的控制

（1） 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 （2） 收集到的标准及法律、法规等，由企管处负责统一编号、加盖受控印章后统一保存。 4.9特殊文件 （1） 对承载媒体不是纸张的文件（如电子文档）的控制，参照上述规定执行。 （2） 计算机软件的管理执行《软件管理规定》，信息科对各部门软件控制进行监督。 5.相关文件 （1） 《记录控制程序》 （2） 《软件管理规定》 6.记录

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文 件 控 制 程 序 （1） 《文件发放、回收记录》 （2） 《文件借阅、复制记录》 （3） 《受控文件清单》 （4） 《文件更改申请单》 （5） 《文件销毁申请单》

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