云先生说）凌云先生，李先生说他在您昨天让他看的合同里发现了一个问题。
C: 知道了。哦，这很重要，让他进来吧。 B: 好的，凌云先生。（对客人说）请进。 A: 谢谢。
对话3
A: 下午好。我能为您效劳吗？ B: 是的，我约好与凌云先生见面。 A: 您是莱瑞?威泽先生吧？ B: 是的，正是。
A: 恐怕凌云先生现在正忙着。您介意等一会吗？ B: 哦，需要等多长时间？ A: 大约半个小时。
B: 噢，太长了，我11：30要与我的一个客户吃午饭。 A: 助理经理能处理这件事吗？
B: 不行。我昨天亲自与凌云先生通过电话讨论了细节问题。我怕任何其他人都不了解这件事情。
A: 也许您愿意另外约个时间见面？
B: 好的。不过我把我的名片留下，以防万一他把我上次给他的那张弄丢了。
A: 谢谢您，威泽先生。对于这次的混乱非常抱歉。 B: 没关系。谢谢！再见。
对话4
A: 早上好，先生。我能为您效劳吗？
B: 早上好。我是汤姆?瑞，来自约翰逊药品公司。我与凌云先生有个约会。
A:是的，凌云先生正在等您呢，瑞先生。如果您愿意先坐一会儿，我打个电话告诉凌云先生您来了。（秘书于是拨打凌云先生的分机号码。）约翰逊药品公司的瑞先生来见您了。我带他进去好吗？谢谢。（对客人说）瑞先生，凌云先生马上下来见您。 B: 非常感谢。
第二部分 彬彬有礼、高效能干
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接待来访者和客人是秘书在办公室日常工作的一部分。作为一名秘书，你代表着你的公司，当秘书和客人打招呼的时候，要尽力给客人留下一个良好的印象。秘书应该起立跟客人打招呼，要友好，主动帮助客人。秘书应该熟悉公司的结构和人员。跟来访者交谈的时候，要注意力集中，认真聆听。
首先，秘书应该确定来访者有没有预约。如果客人有预约，秘书需要首先核实预约记录。如果客人没有预约，询问客人来访的原因及想要会见的人。直接询问客人想要见的人是否有空以及是否愿意接见没有预约的来访者。如果该人不能会见没有预约的客人，建议客人会见其他人或者作进一步的预约。
如果来访者是一个重要的客户，老板会下来，到接待室迎接来访者。有时秘书护送或者陪同客人去老板的办公室。
客人到达的时候，用名字称呼客人是一种友好的表示，能够使来访者对这个公司/机构有一个良好的印象。在秘书和来访者到达老板的办公室的时候，秘书要宣布客人的名字，头衔和职位，并且，如果他们是第一次见面的话，将老板介绍给客人。
如果来访者希望留言，立即记下来，并且确保留言能够尽快送达。如果来访者必须会见老板，要确保客人有一把舒适的椅子和一些读物。秘书不应该强迫客人谈话，除非客人表示愿意在等待的时候聊天。
当客人不满意的时候，秘书应该道歉并给出建议，另外安排会面。如果会见是不可能的，秘书应该小心并有策略地表达遗憾，并解释发生的事情，从而不会伤害来访者的感情。
秘书应该记录客人来访的情况，包括日期，时间，姓名和来访者所在的公司名字。这样如果需要相关信息的话，秘书就有记录可以参考了。
第三部分 信函写作概要 (二)
A：我们已经知道商业信函通常包括七个标准部分，即三种格式。那么，撰写一封有效的商业信函还有其它特别的规则吗？ B：是的，许多专家认为，有七个C可以遵循，他们是清楚（Clarity）, 完整性（Completeness）, 简洁（Conciseness）, 具体（Concreteness）, 周到（Consideration）, 正确 (Correctness), 和礼貌（Courtesy）.
A：这听上去挺有意思的。您能具体解释一下吗？
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B：好的。清晰意味着你必须告诉作者他们想知道和你想告诉他们的确切的信息，所用格式和措辞应该使收信人非常清楚地理解他所读信件的意思。 A：是的，我记住了。
B：但只有清晰是不够的，你必须告诉你的收信人所有他或她想知道的一切。这就是完整性。我们通常用五个W来检验一封信，即什么人（Who）, 什么事情（What）, 什么地点（Where）, 什么时候（When）和为什么（Why）。 A：这是一个好方法。
B：确实是。简洁是另外一个C，我们通常说简洁是明智的灵魂。一封简明的信件不一定很短。通常说来，你可以通过把信写的简短来达到清晰和简洁，一封信如果段落清晰，读起来会更容易，也更有吸引力。最好是每段讲一个要点。 A：是的，我明白了。
B：此外，商业信函必须写得具体，确定。 A：我想这就是正确性吧。
B：是的，它可以避免曲解。另外一个C就是正确性。也就是说，必须保证所写的信件没有用法上、拼写上、语法上和标点上的错误。
A：是的，这样的错误可能会使读者不能很好地注意信息本身。 B：以上几点都是从信的语言的角度来谈。此外，礼貌和周到对商业信函写作也很重要。他们对与客户建立良好的关系很有帮助。礼貌在商业信函中意味着礼貌和周到。礼貌的表现之一就是及时。准时是礼貌之首。而周到是指总是考虑到读者，从他们的角度来看事情。这就是尊重“你”的态度。b-u-s-i-n-e-s-s一词中包含了U和I，但是U在I的前边。这是写商业信件时要遵循的一个原则。
第四部分 学习商务礼仪 (二)
很多人没有认识到我们的形象 — 呈现给他人的自我画像的重要性。好的技巧和高质量的工作非常重要，但是糟糕的形象会给一个在打字，文档管理等方面显示出非凡能力的秘书蒙上阴影。
秘书被认为是白领而不是蓝领，这是因为在办公室不需要穿工作服或防护装。但秘书应该将服装看作是适合公司形象的制服，这既能
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推动秘书的职业目标又能推动公司的目标。
如果公司没有明确的着装规定，秘书可以从其他员工那得到着装礼仪的线索。如果男士总是穿传统西服，女士穿传统服装，标新立异显示个性的服装不会为你的个人目标带来任何好处。如果公司职员着装很随便，那么想被注意和被提拔的秘书可以穿得比其他人稍正式一点儿的、更富有职业特点的服装。
总的来说，人际关系专家建议人们要有乐于助人，积极和自信的态度，同时外表要整洁，干净，穿着得体。他们特别建议秘书尽可能发展自己以下各方面的品质。
1. 养成健康的饮食习惯，这样会让你看起来更好并自我感觉
好点儿。
2. 用衣饰，发型等来表现自信和职业。 3. 注意身体语言。站直，不要皱眉。 4. 不要磨蹭。
5. 听别人说，不要总是自己说。 6. 对别人真诚地赞美。 7. 不要批评别人。
8. 对任何人都要有礼貌。要花时间回答问题，对别人的请求
做出回应。
9. 准时参加会议，社交聚会，上班不迟到。别让他人等你。 10. 乐于交流。愿意与人交流思想，愿意向他人学习。 11. 学会带着激情和热忱接受新思想和挑战。 12. 学会如何在压力下有效地工作。
13. 对于生活态度积极，避免可能给工作带来麻烦的负面东
西。
14. 有团队观念，愿意接受帮助。
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