0601--公文行文规定

关于规范集团发文管理的通知

集团及各下属企业：

由于集团业务范围不断扩大，信息交流日趋频繁，形成了文体风格的杂乱现象。这一现象严重影响到集团的整体形象。为保证不同类型的对内与对外文件具有相对统一的风格，现规范各下属公司、各部门文件行文格式，优化集团基础工作管理，提高工作效率。请各下属企业认真学习认真落实，集团总裁办将对执行情况进行抽检。

特此通知

附件：《公文处理规范》及相关模版

陕西必康制药有限公司 二〇一二年五月三十一日

主题词：规范 发文 管理 通知

主送：各下属企业

档二

陕西必康制药有限公司 公文处理规范 文件编号 修订状态 BKZYGL—001 0/A 公文处理规范

一、目的

为规范集团公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高集团公文处理的质量和效率，特制定本规范。 二、适用范围

适用于集团及各下属企业对内对外公文和外来公文的管理（公司其他管理体系所要求编制的文件按《文件控制程序》加以管理），公司各下属企业各部门的公文也按本规范进行管理。 三、职责

(一) (二) (三) (四) (五) (六) (七)

公司行政办公室为公司内外公文的归口管理部门； 相关职能部门负责公文的拟定； 办公室档案室负责内外公文的统一归档；

办公室经理负责内部公文的初审和外部来文的拟办意见的签署、传递； 分管副总负责外部来文批办意见的签署； 常务副总负责公司内部对内对外行文的审定； 总裁（总经理）负责公司内部对内对外行文的批准。

四、管理内容 (一)

公文类型和公文格式

1、公文类型

1) 决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，

组织变更或人事任免等。

2) 决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

3) 通告（或公告）——适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项。 4) 通知——适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或

共同执行的事项。

5) 通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

6) 报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。 7) 请示——适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。 8) 批复——适用于答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报

告、请示文件上批复。

9) 函——适用于对外沟通，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项

（工作函、联系函）。

10) 规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为

规范、规章制度。

11) 会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。 （二）、公文格式 1、公文份数序号

为准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象，尤其是带有密级的公文要编制份数序号。编制的份数置于公文右下角底部，如：“打印01份数”。 2、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用四号黑体，顶格标识在第一行右上角；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 3、紧急程度

如需标识紧急程度，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第一行，紧急程度标识在右上角第二行。紧急程度公文分为：特急公文（特急）、紧急公文（急件）、常规公文（平件），秘密等级公文分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。 4、发文部门标识

报告、会议纪要用汉字宋体32号标识，其余文种用红色黑体32号标识，居中排布。 5、发文字号

发文字号用四号仿宋体，居中排布。发文机关代字一般为2-4位，代字取发文部门的前一两个字，决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要后面加上“字”，函后面加上“函”，同一发文部门的代字应统一。 6、公文标题

用三号黑体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 7、主送机关

标题下空一行，左侧顶格用三号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 五、行文

（一）、文头部分

位于公文首页上端，一般约占公文纸(A4型)的1/3（下行文）或2/5(上行文)面积。这里需要注意的是：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把“2012”写成“12”；括号要用六角括号“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；机密以上的公文要有文件份数和序号；上行文需要标注签发人姓名。

格式：一是上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出的空白供上级机关批示文件使用。二是上行文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（二）、主文部分

从标题一直到印章，都属于主文部分，这是公文最重要的部分。需要大家注意的内容主要有：

1、正文

内容较多时，分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”。 2、成文时间

以领导人签发日期为准，联合行文以最后领导人签发日期为准。同时要用汉字而不能用阿拉伯数字。“零”写为“○”，不能写成“0”。

3、印章

务必使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。 (三)文尾部分 这一部分内容虽然不多，却是容易被忽视的方面。 1、主题词

是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词，主要作用是便于电脑存储和文件检索。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

标注主题词应注意掌握选词原则。一份公文主题词不能超过5个。顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不加标点。如《关于加强行政纪律的通知》，就要先标类别词“行政”，再标类属词“行政纪律”，最后标文种“通知”。另外，主题词表中没有的词，我们叫“自由词”。“自由词”一般不标注，必须标注时，应在该词后加“△”符号。如《关于张三等同志职务聘任的通知》，其主题词为：干部 聘任 张三等△ 通知。

2、附注

主要用于其他项目不便说明的事项。可以解释名词术语，可以说明发至级别。请示应注明联系人姓名和电话。附注应加括号，位置居左空2格，在成文时间下一行。

3、页眉、页脚和页码

日常文档除第一页外均要求使用统一的页眉页脚，页眉左上角使用公司LOGO标，右上角标注公司名称，5号宋体加粗，页眉距顶端1.2厘米；页脚第一行标注公司地址，第二行标注办公电话、传真及公司网址，页脚距底端0.4厘米；页码第一页在页脚底端居中标注，其余各页在页脚底端右对齐标注 。页眉、页脚、页码用宋体小五号标识。

（四）公文排版规格

公文用纸采用A4纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm 公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)

排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。纸张方向为纵向。

（五）、行文规则

公文行文有四个方向：上行(请示、报告)，下行(通知、通报)，平行(函)，泛行(通告、布告)。这里，我们应注意以下几点：

1、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。

2、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。

3、请示应一文一事，一般不得抄送下级机关。 4、报告中不得带请示事项，也不得越级报告。 六、公文使用范围 (一)

红头文件须特定文种在特定范围内使用，文体包括：通知、通报、决定；

文件内容范围：各公司向政府机关或外单位行文；各公司的决策类、通知类、重要规章制度类文件；各公司重要人事任命类、各部门负责人的奖惩通报类文件；公司总经理及股东会要求的其他类文件等。各公司内部的普通类文件可根据实际情况，使用本公司原有的模板。 (二)

红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行

行文。 (三)

红头文件对内行文可以公司行政部、总经理办公室、股东会等名义行文。

签批公文和签署公文处理意见，采用专用的《发文审批单》和《文件处理单》。 七、公文办理 （一）、发文办理

1. 发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、会签、复核、打

印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

2. 公司向上行文，公文送负责人签发前，应当由行政部进行审核。审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规范的规定等。

3. 公司相关负责人签发文件，均需填写《发文签呈单》并与公文一起归档保存。 4. 公文正式印制前，行政部应当进行复核，重点是：附件材料是否齐全，格式是

否统一、规范等。

5. 公文正式下发，需进行登记并填写《发文登记表》。

6. 各部门收到文件时应做好《收文记录》。 （二）、外来公文处理

1. 定义：外来公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司（包

括传真件和直接发送职能部门）的文件、简报、通报等。

2. 公文处理是指对收到的外来公文的办理过程，包括签收、登记、审阅、办理、

立卷、归档、销毁等程序。

3. 外来文件签收。外来公文由公司办公室根据来文性质统一签收，各职能部门收

到的外来公文以及参加会议带回的各类文件，须主动送交公司办公室登记处理。 4. 外来文件登记公司办公室指定专人负责外来公文的登记，并填写《收文处理登

记表》，对简报、通报等一般不作登记，直接传阅。 5. 外来文件审阅

1) 外来公文一律由公司办公室主任进行认真的阅读分析，对于需具体办理的

公文，应根据公文的性质、内容等，提出拟办意见，送分管领导审定。 2) 需经领导批办的公文，主批领导应明确签署意见，姓名和批办日期，公司

办公室按领导批示立即复印文件转承办部门办理，办理时限以外来公文时限要求为准。

6.承办和催办

1) 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本

部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部并说明理由。 2) 送领导人批示或交有关部门办理的公文，由行政部负责催办、查办，做到

紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

7.传阅

1) 对于不需具体办理的公文，由公司办公室确定公文的传阅范围，进行传阅。 2) 对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再定期以目录形式转相关领

导和部门传阅。

（三）、公文处理原则

1. 坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 2. 必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。 3. 必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过公司办

公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。

4. 公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。 5. 各部门行文必须使用全称或通用规范简称。 6. 如需调阅公文时，需进行调阅登记。 （四）、公文立卷、归档和销毁

1. 公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。

2. 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。

3. 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。 4. 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。

5. 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

6. 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。

7. 不具备归档保存价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以定期销毁。销毁带有密级的公文，应向公司总经理申请并进行登记。

附件：会议纪要模版：

有限公司

会议纪要

2012年 月日（）号

主 题：关于xxxx会 时间：2012年 月日星期 地点： 主持人： 参会人员： 纪要整理： 会议内容：

xxxxx

二0一二年三月九日

主送： 抄送：

陕西必康制药有限公司发文签呈单

文件名 发文部门 会签流程 拟稿人 印数 核稿人 ? 系统负责人 ? 总经理 ? 总裁 ? 董事长 系统负责人意见 总裁意见 董事长意见 主 送 抄 送 抄 报 密级 主题词 □绝密 □秘密 □机密 □普通 文件形式 类型 □电子版 □纸版红头 （ ） 字201 [ ] 号 附件 备注

陕西必康制药集团控股有限公司文件处理单

年 月 日

文件名称 发文日期 发文号 行文部门 发文方式 ?OA ?纸版 领导意见 处理要求 处理范围 □传阅 □协助 □执行 □其他 □员工 □主管 □经理及以上 □ 签阅栏 备注：此发文签阅单为证明收文人收到并仔细阅读所发文件，签阅流程结束后与原文档一并存档。

陕西必康制药集团控股有限公司文件处理单

年 月 日

文件名称 发文日期 发文号 行文部门 发文方式 ?OA ?纸版 领导意见 处理要求 处理范围 □传阅 □协助 □执行 □其他 □员工 □主管 □经理及以上 □ 签阅栏 备注：此发文签阅单为证明收文人收到并仔细阅读所发文件，签阅流程结束后与原文档一并存档。

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